催促メールで角が立たない言い回しのコツと例文ガイド

取引先からの返信が来ないまま締め切りが近づき、催促しなければと思いつつ、きつく感じられない言い回しに悩むことは少なくありません。
この記事では、相手との関係を悪くせずに、用件をきちんと伝えられる催促メールの考え方と具体的なフレーズを整理します。
読み終えるころには、自分の状況に合わせて表現を選べるようになるはずです。

催促メールで角が立たない言い回しの考え方

ビジネスの現場では、期日が迫っていても相手の事情が見えないことがよくあります。
そのような状況で強い表現の催促メールを送ると、関係がぎくしゃくしてしまうことがあります。
ここでは、角が立ちにくい催促メールの基本的な考え方を整理します。

結論：角が立たない催促メールの読みどころ

角が立たない催促メールのポイントは、相手への配慮と自分の事情のバランスです。
まず相手の状況を思いやる一文を入れ、そのうえで自分が困っている理由と希望の期限を伝えます。
さらに、相手にとって動きやすいように選択肢や猶予を残す表現を使うことで、心理的な圧迫感を和らげられます。

たとえば、
「◯日の資料の件、その後いかがでしょうか」
よりも
「お忙しいところ恐れ入りますが、◯日にお願いしていた資料の件、その後の状況はいかがでしょうか」
と書くことで、同じ催促でも印象は大きく変わります。

ビジネスメールの解説でも、催促は感謝や事情説明から始めることが推奨されることが多いです（出典：リクナビNEXT公式サイト）。(リクナビNEXT)

催促メールが必要になる主なシーンと前提

催促メールが必要になる場面には、次のようなものがあります。

• 見積書や契約書などの書類が届かないとき
• 請求書に対する入金が確認できないとき
• 提出期限を過ぎても資料や回答が届かないとき
• 打ち合わせ日程の返信がこないとき

どのケースでも、相手が意図的に無視しているとは限らないことが重要な前提になります。
単に忙しくて後回しになっている、メールが埋もれてしまっている、といったことも現場では頻繁に起こります。

経験上、最初の催促でいきなり強い表現を使うよりも、
「見落とし防止のための確認」というスタンスで連絡した方が、相手も動きやすくなることが多いです。

角が立たない言い回しの全体像

角が立たない言い回しには、いくつかの共通パターンがあります。

• 冒頭にお礼やお世話になっている気持ちを書く
• 「お忙しいところ恐縮ですが」「ご多用のところ恐れ入りますが」など、相手の多忙さに触れるクッション言葉を入れる
• 「念のため」「失礼ながら」など、確認目的であることを示す表現を使う
• 「〜していただけますと幸いです」「〜いただければと存じます」のように、命令でなく希望として伝える

たとえば、取引先への支払い催促で、
「まだご入金いただけておりません」
とだけ書くと冷たく感じられることがあります。
一方で、
「恐れ入りますが、◯月◯日付でご請求申し上げた◯◯の件につきまして、現時点で入金の確認ができておりません」
と、事実の確認という形にすると、責める印象が弱まります。

現場では、クッション→事実→自分の事情→希望の順に並べると、自然で角の立ちにくい文章になりやすいです。
これらをそのまま使うのではなく、相手との距離感や案件の重要度に合わせて語尾を調整することが大切です。

状況別に言い回しを選ぶ判断基準

言い回しを選ぶときの判断基準は、主に次の三つです。

1. 相手との関係性（初対面か、長年の取引先か、社内か）
2. 案件の重要度と緊急度（期日がどれくらい切迫しているか）
3. 過去のやり取りのトーン（普段からの文体や呼称）

たとえば、社内の同僚に対して、日常的に「ですます」よりもくだけたチャットを使っている場合、メールだけ極端に堅くすると距離を感じさせることがあります。
一方で、初めてやり取りする社外の担当者に対しては、少し形式的なくらいの丁寧さの方が安全です。

判断に迷う場合は、相手が自分よりも立場上かどうかではなく、相手が読みやすいかどうかを基準にする方がトラブルは少なくなります。

誤解やトラブルを防ぐための注意点

角を立てないことを意識するあまり、言葉を濁し過ぎると、相手が「まだ急いでいない」と受け取ることがあります。
その結果、締め切りに間に合わず、社内外の調整が難しくなるケースも珍しくありません。

注意したいのは、次のような点です。

• 「お手隙の際に」だけだと、いつまでに必要なのか分からない
• 「もし可能でしたら」と弱めすぎると、優先度が低いように見える
• 感情的な表現（「非常に困っています」「大変迷惑しております」など）は、関係が悪化しやすい

どうしても期限が厳しい場合は、
「急なお願いで恐縮ですが」「無理のない範囲で構いませんが」といった言葉で和らげつつ、具体的な日時を必ず書くことが大切です。
ビジネスメールのマナー解説でも、社外向けメールでは具体的な期限や背景理由を添えることが推奨されることが多いです（出典：メールディーラー公式サイト）。(メール・問い合わせの共有管理ができるメーラー「メールディーラー」)

シーン別の角が立たない催促メール例文

ここからは、実際によくあるシーンごとに使える例文を紹介します。
そのまま使うだけでなく、自社の慣例や相手との関係性に合わせて少しずつ調整して使ってみてください。
最後に、よくある質問とまとめも整理します。

支払い・入金をやんわり催促する例文

支払いに関する催促は、相手に心理的な負担がかかりやすく、もっとも気を使う場面の一つです。
感情的な言葉を避け、事実と期日を淡々と伝えることが基本になります。

例文１（初回のやわらかい催促）

「いつもお世話になっております。
◯◯株式会社の△△です。

◯月◯日付にてご請求申し上げました、◯◯の件につきまして、
本日時点で当方にてご入金の確認ができておりません。

お手数をおかけして恐縮ですが、
お手続きのご予定やご状況につきまして、
差し支えなければお知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。」

例文２（二回目以降、やや強めの催促）

「いつもお世話になっております。
◯◯株式会社の△△です。

先日ご案内差し上げました◯月◯日付ご請求分につきまして、
重ねてのご連絡となり恐れ入りますが、
本日時点でも入金の確認ができておりません。

誠に勝手なお願いで恐縮ですが、
社内処理の締めの都合上、◯月◯日までにお振り込みいただけますでしょうか。
すでにお手続き済みの場合は行き違いとなりますため、
その際は本メールをご放念ください。」

多くの会社では、初回は状況確認、二回目以降は期日のお願いという形でトーンを段階的に変えることが一般的です（出典：サイボウズMailwise公式サイト）。(かんたんメール共有ツール「サイボウズ メールワイズ」)

提出物や返信を穏やかに催促する例文

資料や回答の提出を催促するときも、相手の忙しさに配慮しつつ、いつまでに必要かを明確にすることがポイントです。

例文１（資料提出の催促）

「お世話になっております。
◯◯株式会社の△△です。

先日ご依頼申し上げました、◯月◯日締めの◯◯資料につきまして、
念のため確認のためご連絡いたしました。

社内の準備スケジュールの都合上、
可能であれば◯月◯日中にご送付いただけますと大変助かります。
お忙しいところ恐れ入りますが、
ご対応のほど何卒よろしくお願い申し上げます。」

例文２（回答の催促、やわらかく確認する場合）

「お世話になっております。
◯◯株式会社の△△です。

先日お送りいたしました◯◯の件について、
ご検討状況はいかがでしょうか。

弊社内での調整の関係上、
恐れ入りますが◯月◯日頃までに一度ご意向をお聞かせいただけますと幸いです。
ご不明な点やご懸念がございましたら、
遠慮なくお知らせください。」

現場では、相手の事情に配慮する一文＋自分の事情＋希望期限のセットで書くと、穏やかな印象を保ちやすくなります。
リマインドメールの解説でも、返信期限とその理由を明確にすることの重要性が強調されています（出典：KOBOT HR業務DX公式サイト）。(HRコボットマガジン)

社内向けと社外向けで表現を変えるポイント

社内向けと社外向けでは、求められる丁寧さやスピード感が異なることが多いです。

社内向けでは、次のような表現がよく使われます。

• 「◯◯の件、進捗どうでしょうか」
• 「◯日までに一度状況教えてもらえると助かります」
• 「◯◯の資料、今日中に共有してもらえますか」

一方、社外向けでは、呼び捨てや名だけの敬称を避け、
「◯◯株式会社 ◯◯様」のようにフルネーム＋様を書くことが一般的です。

たとえば、社内チャットでの会話例では、

「◯◯さん、先週お願いした資料ってどんな感じですか？」
「すみません、今日中にドラフトだけでも共有します！」

のように、率直でテンポの良いやり取りが好まれる場面が多く見られます。
一方で、同じ内容を社外に送る場合は、丁寧語に置き換え、クッション言葉を加えることが重要です。

電話やチャットと併用するときのひと言

催促メールを送ったあと、重要度が高い場合は電話やチャットで補足連絡をすることもあります。
その際も、責めるのではなく「確認」の姿勢を前面に出すと角が立ちにくくなります。

電話でのひと言の例として、

「先ほどメールでもお送りしたのですが、
念のためお電話いたしました。」

「お忙しいところ恐れ入ります。
◯◯の件で、メールが届いているかだけ確認させてください。」

というように、メールが届いているか・伝わっているかの確認から入ると、相手も受け止めやすくなります。

実務向けの解説でも、メールだけに頼らず電話など別の手段で状況を確認することが推奨されています（出典：マイナビニュース ビジネスメール連載）。(マイナビニュース)

現場では、メール→一定時間待つ→電話やチャットでフォローという流れが多く、
いきなり電話で強く催促するよりも、トラブルが少ない傾向があります。

よくある質問

Q．何回まで催促メールを送ってよいですか？
A．状況や取引の重要度によりますが、一般的には、初回の確認と、その後のリマインドの二回程度を目安にすることが多いです。
それでも反応がない場合は、電話や他の担当者への相談など、別の手段を検討することがよくあります（出典：Karaden公式サイト）。(karaden.jp)

Q．相手が明らかに約束を守っていない場合でもやわらかく書くべきですか？
A．感情的な表現を避けつつ、事実と影響を冷静に伝えることが基本です。
どうしても影響が大きい場合は、社内で上長や法務担当に相談し、方針を決めたうえで連絡する方が安全です。

Q．社内チャットだけで催促しても問題ありませんか？
A．社内の文化によってはチャット中心の運用もありますが、重要な期限や後々証跡が必要な内容はメールに残しておく方が安心です。
チャットは補足的に使う、と考える人が多いです。

Q．相手が年上・目上の場合、どこまで丁寧にすべきですか？
A．丁寧さを意識することは大切ですが、長すぎて要点が伝わらないと逆効果になることもあります。
相手の立場を尊重しつつ、簡潔に状況と希望を伝えることを優先するとよいでしょう。

角が立たない催促メールの言い回しについてのまとめ

・催促メールは相手の状況を慮る一文を冒頭に入れる
・いきなり本題に入らず前回の御礼や経緯を添える
・責める印象を避けて自分側の都合として理由を書く
・「念のため」「お忙しいところ」など緩和表現を使う
・期限は「〜いただけますと幸いです」と柔らかく伝える
・相手に選択肢を残す聞き方で心理的負担を減らす
・初回催促と二回目以降で表現の強さを段階的に変える
・社内は率直さ重視社外は丁寧さ重視で言葉を選ぶ
・支払い関連では感情的表現を避け事実と期日を整理する
・提出物催促では相手のペースを尊重するひと言を添える
・メールだけでなく電話やチャット併用も検討する
・怒りや不安を感じたらすぐ送らず一度時間を置く
・テンプレに頼りすぎず相手との関係性で調整する
・迷ったときは自分が受け取って不快かどうかを基準にする
・企業や部署の方針に沿って表現を統一しトラブルを防ぐ