今日から使える！タスクを分解して実践的に進捗が見えるWBSの作り方

気付いたら締め切り直前になり、慌ててメンバーに「どこまで終わってる？」と聞き回ったものの、誰も全体像を説明できず不安になることはありませんか。
その場しのぎでタスクを書き出しても抜け漏れが多く、結局やり直しになると疲れてしまいます。
この記事では、そんな状況を減らすために、タスクを分解してWBSを作る具体的なやり方を、初めての人にもわかる形で整理します。

タスクを分解しやすくするWBSの基本

タスクを分解してWBSを作る前に、まずは用語や考え方を揃えておくことが大切です。
ここがあいまいなままだと、人によって分解の粒度がバラバラになり、後で手戻りが増えやすくなります。
先に基本を共有しておくことで、チーム全体で同じ地図を見ながら作業を進められるようになります。

タスク分解とWBS作成の結論（最短のやり方）

結論としては、次の流れで進めると、多くの場合シンプルで分かりやすいWBSになります。

1. ゴールと成果物を具体的な一文で言語化する
2. 成果物を作るための大きな工程を3〜7個に分ける
3. 各工程を「誰が・いつまでに・何をするか」がイメージできるレベルまで細かくしていく
4. タスク同士の順番と依存関係をざっくり整理する
5. チームで見直し、抜け漏れと無駄を調整する

ポイントは、いきなり細かいタスクを並べないことです。
先にゴールと大きな工程を決めてから、順番に深掘りすると、全体のバランスが取りやすくなります。

WBSとは何かとタスク分解との違い

WBSは「Work Breakdown Structure」の略で、プロジェクト全体を木構造や一覧で表現し、「何をやるか」を漏れなく整理するために使われます（出典：IPA公式サイト）。(ipa.go.jp)
一般的には、プロジェクト全体を階層構造で分解し、成果物や作業を段階的に細かくしていく考え方です。

タスク分解は、「やることを細かく分ける」行為そのものを指します。
その結果として、分解されたタスクを階層構造や表に整理したものがWBSというイメージです。

現場では、タスク分解とWBSが混同されることがよくあります。
例えば、担当者が自分の作業だけを細かくメモして「これがWBSです」と共有するケースがあります。
しかし、チーム全体の作業が構造的に整理されていないものは、WBSとしては機能しにくいため注意が必要です（出典：PMI公式サイト）。(プロジェクトマネジメント協会)

タスク分解がうまくいかないときに起きる問題

タスク分解があいまいなまま進めると、次のような問題が起こりやすくなります。

• 重要な作業が抜けていて、終盤で大きな手戻りが発生する
• 「誰が」「どこまで」やるかが決まらず、作業が宙ぶらりんになる
• 期限を決められず、気付いたらスケジュールが押している

例えば、イベント準備で「会場準備」というタスクだけが書かれている状態を想像してみてください。
Aさんは「机やイスの配置」と考え、Bさんは「音響と照明の確認」と考えているかもしれません。

Aさん「会場準備は終わりました」
Bさん「いや、まだ音響チェックしてないですよ」

このように、タスクの中身を共有できていないと認識ズレが起きやすいため、一定の粒度まで分解しておくことが重要です。

目的とスコープを決めるための前提整理

タスク分解やWBS作成の前に、次の3点を短い文で整理しておくとスムーズです。

• 何のためのプロジェクトか（目的）
• 最終的に何ができていればよいか（成果物）
• どこまでを今回の対象とするか（スコープ）

一般的には、ここが曖昧なほど、後からタスクの追加や変更が多くなります（出典：IPA公式サイト）。(ipa.go.jp)
現場でも「その作業は今回の範囲に入るのか」が議論になり、時間を取られるケースが少なくありません。

判断に迷うときは、目的にどれだけ直接関係するかを基準にすると整理しやすくなります。
目的に直接つながるものは「必須タスク」、間接的なものは「余裕があれば対応するタスク」として切り分けるとよいでしょう。

どこまで分解するかの判断基準

「どこまで細かくすればよいか」は、多くの人が迷うポイントです。
一般的によく使われる考え方として、次のような基準があります。

• 1人のメンバーが、1〜数日程度で終えられるまとまりかどうか
• 内容を知らないメンバーが読んでも、イメージできる表現になっているか
• 進捗を「終わった／終わっていない」で判断しやすいか

例えば、「資料作成」だけだと、実際には「構成を決める」「素材を集める」「スライドに落とし込む」など複数の作業が含まれます。
進捗報告の場で「資料作成はどう？」と聞くと、「だいたい半分くらいです」とあいまいな返答になりがちです。

一方で、「表紙スライド作成」のように細かく分けすぎると、タスク数が多くなりすぎて管理が大変になります。
経験上、1〜3日で終わる仕事のまとまりを目安に分解すると、進捗も管理しやすく、メンバーの負担も増えにくい傾向があります。

実際にタスクを分解してWBSを作る手順

ここからは、実際にタスクを分解してWBSを作る具体的な流れを見ていきます。
実務でよくあるパターンをもとに説明するので、自分のプロジェクトに置き換えながら読んでみてください。
最初から完璧を目指すのではなく、「作って使いながら直す」という感覚で進めると、日々の仕事にも取り入れやすくなります。

WBS作成前に確認したい準備チェックリスト

WBSを作り始める前に、次のような点を共有しておくと、その後の分解作業がスムーズになります。

• プロジェクトの目的とゴールの一文
• 期限や重要なマイルストーンの日付
• 利害関係者（関係者）の一覧
• 使える人員とおおよその工数のイメージ
• すでに決まっている制約（予算、ツール、ルールなど）

現場では、この準備を飛ばして、いきなりタスク出しのワークショップを行うことがあります。
その場合、全員が自分の経験や感覚でタスクを書き始めるため、抜け漏れや重複が発生しやすくなります。

誰が見ても同じゴールを想像できる材料を揃えることが、良いWBSの前提条件だと考えると、準備のイメージがつきやすくなります。

タスクを段階的に分解する5ステップ

ここでは、例として「社内向けセミナーを開催する」プロジェクトを想定して、タスク分解の流れを見てみます。

1. プロジェクト全体を3〜7個の大きな工程に分ける
   例：企画、集客、資料作成、当日運営、振り返り
2. 各工程ごとに、必要な作業をざっくり洗い出す
   例：集客 → 対象者のリストアップ、案内文作成、案内送付、リマインド など
3. 作業ごとに「いつまでに」「誰が」「何をするか」を明確にする
   例：「案内文作成」→ 5月10日までに広報担当がドラフト作成 など
4. 作業同士の順番と依存関係を確認する
   例：案内文の承認が終わらないと、案内送付に進めない など
5. 全体を見渡して、抜け漏れと重複を調整する

会話のイメージとしては、次のようなやり取りになります。

マネージャー「この工程は、いつ誰がやる想定？」
メンバー「ここまでは自分が担当で、この部分からは別チームにお願いしたいです」

このように、タスク分解を通じて担当と期限の共通認識を作ることが、WBS作成の大きな目的といえます。

つまずきやすいパターンと原因・対処法

タスク分解やWBS作成で、特につまずきやすいパターンを、症状→原因→対処の形で整理します。

【症状1】タスクが大きすぎて、進捗が「だいたい」でしか報告されない

• 原因：分解の粒度が荒く、「やることのまとまり」が大きすぎる
• 対処：1〜3日で終わるまとまりになるまで分解し、「終わった／終わっていない」で判断できる形にする

【症状2】タスク数が多すぎて、WBSを見るだけで疲れてしまう

• 原因：分解しすぎて、実務的にはまとめても問題ない単位まで細かくしている
• 対処：似た種類の作業をまとめ、「チェックリスト」で管理するなど、管理しやすい単位に戻す

【症状3】実際に作業を始めてから、新しいタスクが次々に出てくる

• 原因：スコープや前提条件の共有が不足していた
• 対処：目的と成果物の定義を見直し、「今回やらないこと（アウトオブスコープ）」も一緒に明文化する

一般的な経験として、最初から完璧なWBSができるケースは多くありません。
使いながら気付いた点を追記・修正する前提で運用する方が、現場の実態にも合いやすいと言えます。

作ったWBSをチームで見直すときのポイント

WBSは、作って終わりではなく、チームで見直して初めて実用的なものになります。
見直しの際には、次のような観点をチェックすると効果的です。

• 担当者ごとのタスク量に偏りがないか
• 特定の人に依存しすぎている工程がないか
• 重要なレビューや承認のステップが抜けていないか
• 外部への依頼や調整が必要な作業が、事前に織り込まれているか

判断の基準としては、「このWBSどおりに進めたときに、現実的にプロジェクトが回りそうか」をイメージできるかどうかが大切です。
実務では、ここでの違和感を無視して進めてしまい、後からスケジュール調整に追われるケースがよく見られます。

WBSを継続的に改善し失敗を防ぐコツ

WBSは、一度作ったら終わりではなく、プロジェクトが進むにつれて更新していく前提で扱うと、失敗を減らしやすくなります。

改善のコツとして、次のようなポイントがあります。

• 週次や定例の場で、WBSを必ず開いて進捗を確認する
• 実際の作業内容とWBSのタスクがずれてきたら、その場で修正する
• プロジェクト終了後に「うまくいった点／うまくいかなかった点」を振り返り、次回のテンプレートに反映する

現場では、忙しくなるとWBSが更新されなくなり、「最初に作った資料」のまま放置されることがあります。
その状態だと、メンバーは結局自分用のToDoリストに頼るようになり、WBSが生きた管理ツールとして機能しにくくなります。

定期的に見返して、現状に合わせて軽くメンテナンスすることが、WBSを役立つ状態に保つポイントです（出典：IPA公式サイト）。(ipa.go.jp)

タスクを分解してWBSを作るやり方のまとめ

・タスク分解は目的と成果物を一文で定義してから始める
・WBSはチーム全体の作業を構造的に整理する地図と考える
・タスクの粒度は一人が一〜三日で終えられる単位を目安にする
・分解しすぎて管理が煩雑になる場合は似た作業をまとめて扱う
・スコープと今回やらないことを明確にすると後の追加作業が減る
・担当者と期限をタスクごとにセットで決めて進捗管理しやすくする
・順番と依存関係を整理しボトルネックになりそうな工程を把握する
・作ったWBSは定例の場で開き実際の進捗と差分を確認し続ける
・運用の中で出てきた新しいタスクはその都度追記していく
・プロジェクト終了後にうまくいったタスク構成を次回の型に残す
・うまくいかなかった点もメモし今後の分解粒度の調整材料にする
・個人のメモではなくチーム全員が理解できる表現を心掛ける
・完璧なWBSより運用しやすいWBSを目指す姿勢を持つ
・迷ったときは目的にどれだけ直結するかを判断基準にする
・作成と運用をセットで考えるとタスク分解が仕事に定着しやすい

よくある質問

Q1．どのツールでWBSを作るのがよいですか
A1．表計算ソフトやタスク管理ツールなど、チームが日常的に使いやすいものを選ぶと運用しやすくなります。
機能の多さよりも、メンバー全員が迷わず更新できるかどうかを判断基準にするとよいでしょう。

Q2．小さな業務でもWBSを作ったほうがよいでしょうか
A2．毎日行う単純な業務にまでWBSを作る必要はありませんが、複数人が関わる仕事や、数週間以上続く仕事には有効なことが多いです。
「あとから振り返ったときに全体像が欲しくなるか」を目安にすると判断しやすくなります。

Q3．途中でスケジュールが大きく変わったときはどうすればよいですか
A3．新しい前提に合わせて、WBSの工程やタスクの順番を見直します。
その際、削るタスクと残すタスクを目的との関係で整理し、関係者と認識を合わせることが重要です。

Q4．WBS作成に時間をかけすぎてしまいます
A4．最初から完璧を目指すのではなく、「まずは七割の精度で作り、運用しながら修正する」という方針をチームで共有すると負担が軽くなります。
時間をかけるほど効果が高いのは、作成よりも運用と振り返りの部分だと考えるとバランスを取りやすくなります。