読みにくい文章を一気に直す！読みやすさ改善チェックリスト

文章が読みにくいと言われて、どこから直せばいいのか分からず、画面の前でため息をついた経験はありませんか。
上司やクライアントから「内容はいいのに、ちょっと読みにくいね」と言われて戸惑う人は少なくありません。
そんなときに役立つのが、毎回同じ観点でチェックできる「文章の読みやすさチェックリスト」です。

読みにくい文章を改善するチェックリストの全体像

文章が「なんとなく読みにくい」と感じられるとき、多くの場合は原因が一つではありません。
構成、文の長さや語句の選び方、レイアウトなど、いくつかの要素が重なって読みづらさにつながっています。
まずは全体像を押さえ、どこから直すかの地図を持つことが大切です。

結論：読みやすくするための三つの視点

読みやすさをチェックするときは、次の三つの視点で見ると整理しやすくなります。

1. 構成・論理の視点
   結論がどこにあるか、話の流れが一方向に進んでいるか、段落ごとにテーマが分かれているかという視点です。
2. 文・表現の視点
   一文の長さ、主語と述語の対応、専門用語の多さ、あいまいな表現の有無などを確認する視点です。
3. 見た目・レイアウトの視点
   段落の区切り、見出しや箇条書きの使い方、余白の有無など、画面や紙で見たときの印象に関わる視点です。

実務の現場では、この三つが混ざったまま直そうとして時間だけが過ぎてしまうケースがよくあります。
最初に「今は構成だけを見る」「次は文の長さだけを見る」というように、視点を一つに絞ってチェックすると、修正の効率が上がります。

全体像：文章の読みやすさを決める要素

読みやすさは、書き手の好みではなく、読み手が目的を達成できるかどうかで決まります。
海外の行政機関でも、読み手が必要な情報を見つけ、理解し、行動できるようにする「プレーンランゲージ」（平易な文体）の採用が求められています(出典：Digital.gov Plain Language Guide)。(Digital.gov)

プレーンランゲージの考え方を参考にすると、読みやすさを決める要素は次のように整理できます。

• 誰に向けた文章か
• 読み手はどんな状況で読むか（忙しい、スマホで流し読みなど）
• 読み手に何をしてほしいか（理解、判断、行動）
• それに対して情報は十分か、過剰か
• 構成・文・レイアウトが、その目的に合っているか

例えば、社内の忙しいマネージャー向けの報告メールなら、細かな背景よりも結論と選択肢が優先されます。
一方、マニュアルや手順書では、細かい条件や例外も丁寧に書いた方が安心されることが多いです。
同じ文でも、読み手と目的が変われば「読みやすさ」の基準も変わることを意識しておきましょう。

代表パターン：読みにくい文章の典型例

現場でよく見られる「読みにくい文章」の典型例を挙げます。
自分の文章に当てはまっていないか、チェックしてみてください。

• 一文がやたらと長い
• 主語が省略されすぎて「誰が何をするのか」が曖昧
• 抽象的な言葉や専門用語が続き、イメージしづらい
• 「また」「そして」「なお」などの接続詞ばかりで、論理のつながりが弱い
• 結論が最後まで出てこない

例えば、次のような文です。

「当社におきましては、昨今の社会情勢の変化等を踏まえつつ、多様化するお客様のニーズにお応えするべく新サービスの検討を進めておりますが、その一環として今回のキャンペーンを実施することとなりました。」

これを分けると、次のようになります。

「社会の状況が変わり、お客様のニーズも多様になっています。
そのため当社では、新しいサービスの検討を進めてきました。
その一つとして、今回のキャンペーンを実施します。」

情報量は同じでも、文を分けるだけでぐっと読みやすくなります。
「やさしい日本語」のガイドラインでも、一文を短くし構造を簡単にすることが勧められています(出典：消防庁「やさしい日本語」ガイドライン)。(消防庁)

判断基準：どこを優先して直すか

時間が限られているときは、すべてを完璧に直そうとすると終わりません。
次の順番で優先順位をつけると、短時間でも効果が出やすくなります。

1. 誤解されると困る部分
   金額、日付、条件など、誤解されるとトラブルになりそうな箇所を最優先で明確にします。
2. 極端に長い一文
   一文が長くなるほど理解に時間がかかるため、特に長い文から区切っていきます。
   大学のレポート作成ガイドなどでも、一文40字程度を目安とする例があります(出典：北里大学「レポート作成のためのガイドライン」)。(kitasato-u.ac.jp)
3. 重要なのに埋もれている結論や要点
   文章の途中に埋もれている結論を、冒頭や見出しの近くに移すことで、読み手のストレスを減らせます。
4. 抽象的でイメージしにくい表現
   「しっかり」「適切に」などの抽象語だけでなく、具体的な例や数値を補うと、読み手が行動をイメージしやすくなります。

このように、読者の誤解リスクが大きいところから直すことが、判断基準になります。
細かな言い回しは、その次の段階で整えていけば十分です。

注意点：やりすぎで逆に読みにくくなるケース

改善しようとするあまり、逆に読みにくくなるケースもあります。
次の点には注意が必要です。

• 文を短くしすぎて、内容が細切れになる
• 箇条書きだらけで、どれが重要なのか分からない
• 口語表現を多用しすぎて、ビジネス文として軽く見える
• 「分かりやすさ」を優先しすぎて、必要な条件や注意事項が抜け落ちる

例えば、全てを一文二行以内に収めようとすると、かえって文がぶつ切りになり、読み手が情報をつなげるのに疲れてしまいます。
ビジネス向けの解説では、一文80文字以内、30〜50文字程度を中心にするとテンポよく感じられるとされています(出典：日経ビジネススクール「文章表現やレイアウトでロジカルに魅せる」)。(日経テレコン)
目安にしつつも、文脈や読み手に合わせて柔軟に調整することが大切です。

チェックリストを使って文章を改善する具体的なステップ

ここからは、実際に使える「文章の読みやすさチェックリスト」を紹介します。
最初はすべてを一度にチェックするのではなく、慣れるまでは一つの観点だけ選んで使うと負担が少なくなります。
習慣化すると、書いている最中から自然と読みやすさを意識できるようになります。

チェックリストを使う前の準備

チェックリストを使う前に、次の三点を確認しておくと、修正の方向性がぶれにくくなります。

1. 誰に向けて書いているかを一言で言えるか
   「新入社員向け」「管理職向け」など、一言で言えるレベルまで具体化します。
2. 読んだあとに何をしてほしいか
   理解だけでよいのか、申請や購入などの行動まで求めるのかで、書き方は変わります。
3. どの媒体で読まれるか
   スマホの小さな画面で読むのか、印刷して読むのかによって、段落や見出しの付け方も変わります。

例えば、文化庁の「公用文作成の考え方」でも、読み手にとって分かりやすい構成と表現を重視する姿勢が示されています(出典：文化庁「公用文作成の考え方」)。(文化庁)
現場でも、これらの前提を確認してから文章を修正することで、読み手に合った改善がしやすくなっています。

実践チェックリスト：構成・論理編

構成と論理の流れを確認するためのチェックリストです。
次の項目を上から順に見ていくと、全体の骨組みを整えやすくなります。

• 冒頭に、文章全体の結論や要点を一文で書いているか
• 見出しだけ読んでも、おおよその流れが分かるか
• 一つの段落が、一つのテーマに絞られているか
• 段落の並び順に、時間や原因と結果などの筋が通っているか
• 「なぜ」「だから」「例えば」などの関係が、読み手にも分かる形で書かれているか

例えば、上司とのやり取りで次のような会話が生まれることがあります。

「この資料、最後まで読まないと結論が分からないんだよね。」
「確かに、背景説明から入っていました。
最初に結論を書いてから、理由を説明する形に直します。」

このように、構成の問題は文の言い回しよりも、読み手のストレスに直結しやすい部分です。
まずは、「結論→理由→具体例」の順番になっているかを軸にチェックすると、論理の流れが整いやすくなります。

実践チェックリスト：文・表現編

次は、文の長さや表現を見直すためのチェックリストです。
一つひとつは小さな修正ですが、積み重ねると読みやすさに大きく影響します。

• 一文が極端に長くなっていないか（目安として、40字前後が中心か）
• 80字近くの長文が続いていないか
• 主語と述語が対応しているか、主語が抜けすぎていないか
• 専門用語や略語を使うとき、最初に簡単な説明を添えているか
• 二重否定や、あいまいな表現（なるべく、できるだけなど）を多用していないか
• 文末表現（〜です、〜ます、〜だ）は統一されているか

英語圏のプレーンランゲージのガイドでは、一文の長さを15〜20語程度にするなど、短くする工夫が推奨されています(出典：Plain Language Reference Guideほか)。(メリーランド障害者委員会)
日本語でも、一文の長さを30〜40文字程度とする実態が報告されており、標準的な目安として参考になります(出典：一文の長さに関する調査記事)。(note（ノート）)

表現の面では、次のような直し方がよく使われます。

「ご提出いただきますようお願い申し上げます。」
→「提出してください。」

「速やかにご対応のほど、よろしくお願いいたします。」
→「今日中に対応してください。」

このように、誰が何をいつするのかが一目で分かるように書き換えることが、判断基準になります。

実践チェックリスト：見た目・レイアウト編

同じ内容でも、見た目の整理だけで読みやすさが大きく変わることがあります。
レイアウトを確認するときのチェック項目です。

• 段落と段落の間に、十分な余白があるか
• 三つ以上並ぶ情報は、箇条書きにできないか
• スマホで読んだとき、行が詰まりすぎていないか
• 表や図にした方が伝わりやすい部分がそのまま文章になっていないか
• 見出しの装飾が多すぎて、かえって読みづらくなっていないか

フォントサイズや行間も、読みやすさに影響します。
ある検証では、文字サイズによって読了時間が変わることが報告されていますが、実際には媒体や読者の年齢によって適切なサイズは異なります(出典：WingArc1st「読みやすい文字サイズ」に関する記事)。(データで越境者に寄り添うメディア データのじかん)
一般的には、小さすぎて目を凝らさないと読めない状態を避け、読者層に合わせて少し大きめに設定すると安心です。

よくある質問

Q．一文は何文字くらいにすればよいでしょうか。
A．状況によって変わりますが、多くの場合は30〜40文字前後を目安にしつつ、80文字を超える長文を避けると読みやすくなります。
ただし、数式や用語が多い専門文書などでは、多少長くなることもあります。

Q．箇条書きを増やせば読みやすくなりますか。
A．情報が三つ以上並ぶ場合などには有効ですが、使いすぎると全体の構造が見えにくくなることがあります。
重要度や関係性が伝わるように、見出しや段落と組み合わせて使うことが大切です。

Q．読みやすさを意識すると、内容が浅くなってしまいませんか。
A．読みやすさは「簡単にすること」ではなく、「理解しやすく整理すること」です。
専門的な内容でも、構成や文の長さを整えることで、むしろ正しく理解されやすくなります。

Q．自分の文章を客観的にチェックするのが難しいです。
A．時間をおいて読み返す、音読してみる、同僚に一部だけ読んでもらうなどの方法があります。
特に音読すると、息継ぎしづらい長文や、不自然な語順に気付きやすくなります。

文章の読みやすさ改善チェックリストのまとめ

・読みやすさは構成文表現見た目の三つの視点で確認する
・誰に向けて何をしてほしい文章かを一言で説明できるようにする
・冒頭に結論や要点を置き見出しだけでも流れが分かる構成にする
・一つの段落には一つのテーマだけを入れ原因結果など筋を通す
・誤解されると困る情報と極端に長い一文から優先的に直していく
・一文は三十〜四十文字前後を中心にし八十文字超の長文を避ける
・主語と述語の対応を確認し誰が何をするのかを明確に書く
・専門用語や略語は必要最小限にし初出でかんたんな説明を添える
・抽象的な表現には具体例や数値を加えてイメージしやすくする
・箇条書きや図表を使い情報が並ぶ部分の見通しをよくする
・スマホで読んでも窮屈に感じないよう段落や余白を意識して整える
・分かりやすさを優先しすぎて必要な条件や注意事項を削りすぎない
・音読や第三者の一読で自分では気付きにくい読みにくさを確認する
・チェックリストは一度に全て使うのではなく観点を絞って繰り返す
・日々の文書で少しずつ意識し読みやすさの感覚を身体で覚えていく