依頼メールを丁寧に断る例文集｜相手に失礼なく断るコツ完全ガイド

急ぎの案件で手一杯のときに取引先から新しい依頼メールが届き、どうしても対応できないのに失礼にならない断り方がわからず手が止まってしまうことはありませんか。
本音では断りたいけれど、関係性は大切にしたい。
そんなときに落ち着いて使える考え方と例文をまとめます。

依頼メールを丁寧に断るときの基本マナー

依頼をもらうこと自体は信頼の表れなので、断るときも相手の期待に敬意を払う必要があります。
ここでは、どんな場面でも共通して使える基本マナーと考え方を整理します。

結論：依頼メールの丁寧な断り方の要点

依頼メールを丁寧に断るときの要点は、感謝→お詫び→理由→代替案や今後への配慮の順で伝えることです（出典：Tayori公式サイト「謝罪メールの書き方とは？例文、5つのポイントを紹介」）。(無料から試せるカスタマーサポートツール｜Tayori（タヨリ）)
この流れが整っていれば、多少文章がぎこちなくても相手には誠意が伝わることが多いです。

特に重要なのは、最初に依頼をもらったことへの感謝をはっきり書くことです。
「お声がけいただきありがとうございます」「ご相談いただき光栄です」などの一言があるだけで、印象はかなり変わります。

依頼メールを断るときの全体像

依頼を断るときは、次の流れを意識すると整理しやすくなります。

1. 依頼や声がけへのお礼を書く
2. 期待に応えられないことへのお詫びを書く
3. 断らざるを得ない理由を簡潔に書く
4. 可能ならば代替案や他の候補を示す
5. 今後も良好な関係を続けたい旨で締める

例えば、次のような構成になります。

「このたびは○○の件でお声がけいただき、ありがとうございます。
誠に恐縮ですが、現在△△案件が立て込んでおり、十分なクオリティで対応することが難しい状況です。
大変心苦しいのですが、今回は見送らせていただけますと幸いです。
今後また別の機会がございましたら、改めてご相談いただけますと嬉しく存じます。」

このように、文章をいくつかのパーツに分けて考えると、場面が変わっても応用しやすくなります。

ビジネスメールの基本マナーと前提

依頼を断るメールでも、通常のビジネスメールと同じく、次の基本要素を押さえておくと安心です（出典：マイナビ公式サイト「3分でマスター！ビジネスメールの書き方・送り方の基本」）。(マイナビキャリレーション)

• 件名は要件が一目でわかるようにする
• 冒頭に相手への挨拶と感謝を書く
• 本題は結論から書き、その後に理由や背景を書く
• 結びの挨拶で今後の関係に触れる

実務の現場では、件名が曖昧なためにメールが埋もれ、相手の確認が遅れるケースも見られます（出典：サイボウズ株式会社mailwise公式サイト「基本を習得！ビジネスメールの正しい書き方・文例」）。(かんたんメール共有ツール「サイボウズ メールワイズ」)
「○○の件ご依頼の回答につきまして」「○○のご依頼に関するお詫びとご連絡」など、内容がわかる件名を心がけると、相手にも親切です。

また、断るメールであっても、感情的なニュアンスや不満をにじませないことが大切です。
文面は落ち着いたトーンで、事実と状況を淡々と伝えることを意識しましょう。

どこまで書くか判断する基準

理由の書き方は、依頼の重要度や相手との関係性によって変わります。
判断基準としては、次のような点を意識すると整理しやすくなります。

• 相手が社内か社外か
• 一度きりの取引か、継続的な関係か
• 依頼の規模や影響の大きさ
• 相手が理由をどの程度知る必要があるか

例えば、社外の取引先に対しては、細かい内部事情よりも「業務の都合により」など一定の抽象度で伝えるほうが適切な場合が多いです。
一方で、社内のメンバーには、スケジュールや人員状況など、ある程度具体的な事情を共有したほうが協力し合いやすくなります。

判断に迷うときは、
「この説明を聞いた相手が、他の人にそのまま伝えても問題ないか」
という観点で考えると、書き過ぎや書かなさ過ぎを避けやすくなります。

誤解されやすい断り方の注意点

よくあるのが、遠回しにしすぎて結局何を言いたいのか伝わらない断り方です。
「前向きに検討したいのですが」「今後の状況を見ながら」などの表現だけでは、相手が「少しは可能性があるのだろう」と期待してしまうことがあります。

断ると決めている場合は、次のように書き方を整えます。

• 「今回は見送らせていただきたく存じます」
• 「誠に恐れ入りますが、今回はお受けいたしかねます」

そのうえで、

• 「今後また別の機会がございましたら」
• 「内容によっては改めてご相談させてください」

といった表現で、関係性は続けたい意図を補うと、角が立ちにくくなります。

現場では、「忙しいので難しいです」とだけ書いてしまい、後から相手との関係がぎくしゃくする例も見られます。
時間がなくても、一文だけでも丁寧な言い回しに置き換える意識を持つことが大切です。

シーン別の丁寧な断りメール例文ともらい方

ここからは、具体的なシーンごとに使える例文と、判断のポイントを紹介します。
実際の仕事の場面に近い形で書いておくと、そのまま文面の一部を差し替えて使いやすくなります。

代表的な断りメールのパターン

依頼を断るメールには、いくつかの代表的なパターンがあります。

• スケジュールや人員の都合で対応できない
• 自社の方針や体制上、対応範囲外である
• 品質や納期などの条件面が合わない
• 自分ではなく他の担当に依頼してほしい

代表パターンを把握しておくと、自分の状況がどれに近いのかを判断しやすくなり、文面を選びやすくなります。
実務でも、部署ごとにこうしたパターンごとのテンプレートを用意し、案件ごとに微調整して使う運用がよく見られます。

スケジュール都合で依頼を断る例文

業務の繁忙や他案件の優先度により、スケジュール上どうしても対応できない場面は少なくありません。
その場合の例文です。

「いつもお世話になっております。
○○株式会社の△△です。

このたびは○○の件でお声がけいただき、誠にありがとうございます。
大変心苦しいのですが、現在複数の案件が重なっており、□□日までに十分なクオリティで対応することが難しい状況です。

せっかくのご依頼にもかかわらず、今回はお受けいたしかねますことをお詫び申し上げます。
今後、スケジュールに余裕があるタイミングがございましたら、改めてご相談いただけますと幸いです。」

このパターンでは、「忙しいから無理」ではなく、「クオリティを保てないため受けられない」という理由にすると、相手も納得しやすくなります。

自社の方針・リソース不足で断る例文

依頼内容が自社の対応範囲を超えている場合や、組織として対応できない場合もあります。
その際は、個人の判断ではなく、会社全体の方針や体制として難しいことを伝えるのがポイントです。

「このたびは○○のご依頼をいただき、誠にありがとうございます。

誠に恐縮ですが、当社の現在の体制では、△△分野のサポート体制が十分でなく、ご期待に沿える水準での対応が難しい状況です。
そのため、大変心苦しいのですが、今回は見送らせていただきたく存じます。

ご要望にお応えできず申し訳ございませんが、今後当社の体制が整いました折には、改めてご提案できればと存じます。」

このように、「できない」ではなく「体制が整っていない」「十分な水準で対応できない」という表現にすることで、相手の期待を尊重しつつお断りできます。

代替案を提示して断る例文

関係性を大切にしたい相手には、単に断るだけでなく、代替案を添えると印象が柔らかくなります。

「○○の件でお声がけいただき、誠にありがとうございます。

大変心苦しいのですが、現在の体制では、すべてを当社単独でお引き受けすることが難しい状況です。
つきましては、今回は□□の部分のみ当社で担当し、△△については、以前よりお付き合いのある協力会社をご紹介する形ではいかがでしょうか。

もし上記の形で問題なければ、改めて詳細をご相談させていただけますと幸いです。」

代替案を示すかどうかの判断基準は、

• 相手との取引を今後も続けたいか
• 自社のリソースに無理がないか
• 相手にとって現実的な選択肢かどうか

といった点です。
無理に代替案を提示すると、かえって後で負担になってしまうこともあるため、自社にとっても無理のない範囲で考えることが重要です。

相手からの断りメールを丁寧にもらう対応

自分が依頼した側で、相手から断りメールを受け取る場合もあります。
そのときの返信も、今後の関係を左右します。

基本的には、次の二点を丁寧に伝えます。

• 検討してもらったことへの感謝
• 事情への理解と、今後への前向きな一言

例えば、次のような返信が考えられます。

「このたびはご多用のところ、ご検討いただきありがとうございました。
ご事情、承知いたしました。

今回は残念ではございますが、また別の機会がございましたら、その際はぜひよろしくお願い申し上げます。」

落胆しているときほど、相手の事情を尊重する姿勢を明確にしておくと、その後のやり取りがスムーズになります。
実務の現場でも、こうした返信がきっかけで別の案件に発展するケースが見られます。

よくある質問

Q．理由はどこまで詳しく書くべきですか。
A．相手との関係性と依頼の重要度によりますが、社外の相手には「業務の都合により」「体制上難しく」といった一定の抽象度にとどめることが多いです。
社内の場合は、今後の調整がしやすくなる範囲で、スケジュールや人員状況を具体的に共有することもあります。

Q．一度断ったあとに状況が変わり、やはり対応できる場合はどうすればいいですか。
A．そのまま着手するのではなく、まずは「先日はお断りしたが、状況が変わったので改めて提案したい」という形で連絡を入れると、相手も驚かずに済みます。
その際、前回のお詫びも一言添えると丁寧です。

Q．メールだけでなく電話でも伝えたほうがよいでしょうか。
A．依頼の重要度が高い場合や、相手との関係が深い場合は、メールでの連絡に加えて、電話で一言お伝えすることもよくあります（出典：KDDI Message Cast公式サイト「電話で相手が不在時のメール例文を紹介！送り方やポイントも解説」）。(リクナビジョブ)
特に納期が迫っている案件や金額が大きい案件では、誤解を避けるためにも、別の手段を併用すると安心です。

依頼メールを丁寧に断る例文のまとめ

・依頼メールは感謝とお詫びを最初に伝える
・断る理由は簡潔にしつつ具体性を意識する
・自社の方針や体制など動かせない事情を示す
・個人の都合だけに見えないよう表現を工夫する
・代替案や他の候補を出せる場合は一緒に提案する
・今後も良好な関係を望む一文を添えて締めくくる
・表現は丁寧だが回りくどくなりすぎない程度にする
・即答できないときは受信直後に一報を入れておく
・重要な依頼ほど電話など他の手段も併用して伝える
・社内外で文面テンプレートを共有し統一感を出す
・感情的な言葉や否定的な表現は避けて書き直す
・返信の締切や期日がある場合は守れる日時を明記する
・相手からの断りメールには感謝と理解を示して返す
・読み返しで主語と敬語の向きが正しいか確認する
・状況が変わったときは早めに再連絡し誠実さを示す
・最終的に双方が納得しやすい落とし所を意識する