Slackの投稿のスプレッドシートへの記録を自動化する方法

朝の定例ミーティングのあと、Slackの議事メモを毎回スプレッドシートにコピペしている自分に気づいてため息をついたことはないでしょうか。
チャンネルが増えたりメンバーが多くなるほど、手作業での転記はミスも抜け漏れも起こりやすくなります。
この記事では、Slackの投稿をスプレッドシートへ自動で記録する仕組みづくりを、できるだけシンプルな手順で解説します。

Slackの投稿をスプレッドシートに自動記録する全体像

Slackの投稿をスプレッドシートに自動記録する方法はいくつかありますが、多くの場合は既存の機能や外部サービスを組み合わせるだけで済みます。
ここではまず、全体像と代表的なパターンを整理し、自分のチームに合う選び方の軸を確認します。

結論：最短で自動記録する方法

最短で自動記録を始めるなら、次のどれかを選ぶのが現実的です。

1. Slack Workflow BuilderとGoogleスプレッドシートの連携ステップを使う方法
2. ZapierやMakeなどの外部自動化ツールで「新規メッセージ→スプレッドシートに行追加」を組む方法
3. ログ専用チャンネルを作り、そこに流れた投稿だけをスプレッドシートに記録する方法

SlackのWorkflow Builderには、Googleスプレッドシートに行を追加するステップが用意されており、フォームの入力内容などを直接スプレッドシートに送れます。（出典：Slack公式サイト） (Slack)
一方、Zapierなどの外部ツールでは、特定チャンネルの新規メッセージをGoogleスプレッドシートの新しい行として追加するテンプレートが複数用意されています。（出典：Zapier公式サイト） (Zapier)

「コードを書かずに、まず動くものを作りたい」ならWorkflow Builderか外部ツール、
「高度なカスタマイズや社内ルールに合わせた制御をしたい」ならApps Scriptなどのコード利用、
という選び方が一般的です。

どんな場面で自動記録が役立つか

自動記録が特に役立つのは、次のような場面です。

• 問い合わせ窓口チャンネルの相談内容を一覧で管理したいとき
• 営業・サポートなどの対応履歴を後から振り返りたいとき
• タスクの起票やステータス変更をSlackで行い、進捗をスプレッドシートで可視化したいとき

現場では、
「このタスク、誰がいつ引き受けたんだっけ」
「どの案件にどれだけのやりとりが発生しているか知りたい」
といった会話が起きることが多く、ログがスプレッドシートに残っていると、すばやく情報を引き出せます。

また、スプレッドシートに記録されていれば、ピボットテーブルやグラフを使った集計も簡単です。
期間別・担当者別・カテゴリ別など、後から自由に切り口を変えて分析できる点が大きなメリットです。

自動化の代表的なパターンと選び方

Slack投稿の自動記録には、代表的に次の3パターンがあります。

1. フォーム入力をスプレッドシートに送るパターン
   　例：申請フォーム、問い合わせフォーム、日報テンプレートなど
2. チャンネルのメッセージをまるごと記録するパターン
   　例：#顧客問い合わせ、#不具合報告 などログ用途のチャンネル
3. 特定条件を満たしたメッセージだけを記録するパターン
   　例：特定の絵文字リアクションがついたメッセージのみを記録

選ぶときの判断基準は、次の3つです。

• 記録したい情報の粒度
  　全文が必要か、要約やフォーム項目だけでよいか。
• 対象メッセージの範囲
  　すべてのメッセージか、特定チャンネルか、特定条件か。
• 運用の手間とのバランス
  　設定が複雑すぎると、メンテナンスコストがかさみます。

例えば、問い合わせ窓口であれば、Workflow Builderのフォームで「問い合わせ種別」「内容」「希望対応日」などを必須項目にしてスプレッドシートに送ると、後で抽出しやすく運用もしやすい傾向があります。 (docs.wrangle.io)

Slackとスプレッドシートを連携する具体的な手順

ここからは、実際にどう設定するかを手順で整理します。
まずは前提条件を確認したうえで、Workflow Builderを使う方法と外部ツールを使う方法の2パターンを取り上げます。

事前に確認しておきたい環境と前提

自動化を始める前に、次のポイントを確認しておきます。

• Slackの権限
  　Workflow Builderやアプリ追加が許可されているか。
• スプレッドシートの準備
  　どのスプレッドシート・どのタブに書き込むか、列構成を決めておく。
• 連携に使うアカウント
  　個人アカウントでつなぐか、共用アカウントでつなぐか。

特に、どの列に何を書き込むかは後からの分析のしやすさを左右します。
最低限、次のような列を用意しておくと運用しやすくなります。

• 日時
• 投稿者（表示名、またはID）
• 投稿先チャンネル
• メッセージ本文
• 補足情報（ステータスやカテゴリなど）

現場では、最初に列を詰め込みすぎて、結局ほとんど使われない項目が増えてしまうケースがよくあります。
最初はシンプルに、あとから列を増やす方がスムーズです。

Slackワークフロービルダーとスプレッドシート連携の手順

Workflow Builderを使うと、フォームで集めた情報や特定のトリガーで発火したデータを、そのままGoogleスプレッドシートへ送ることができます。（出典：Slack公式サイト） (Slack)

大まかな手順は次のとおりです。

1. ワークスペースメニューからWorkflow Builder（またはAutomations）を開く。
2. 新しいワークフローを作成し、トリガーを選択する。
   　例：ショートカット、特定チャンネルでのメッセージ投稿、フォーム送信など。
3. 必要に応じて「フォーム」や「メッセージ送信」などのステップを追加する。
4. その後のステップとして「Googleスプレッドシートに行を追加」などのステップを追加する。
5. スプレッドシートと連携するアカウントを認証し、書き込み先のシートと列の対応を設定する。
6. テスト実行して、シートに正しく行が追加されるか確認する。
7. 問題なければワークフローを公開し、利用するチャンネルで案内する。

例えば、問い合わせ受付ワークフローを作るときは、次のようなイメージになります。

• ユーザーがショートカットから「問い合わせ送信」を選ぶ
• 種別・内容・希望対応日をフォームで入力する
• 入力内容を指定チャンネルに投稿すると同時に、スプレッドシートにも1行追加する

このような仕組みを作ると、Slack上のやりとりを続けながら、スプレッドシート側で案件管理やレポート作成を行いやすくなります。

外部自動化ツール（Zapierなど）を使った連携手順

既存のメッセージそのものをスプレッドシートに記録したい場合は、ZapierやMakeなどの外部自動化ツールを使う方が柔軟です。
例えば、「特定チャンネルに投稿されたメッセージを、すべてスプレッドシートに1行ずつ追加する」といったテンプレートが用意されています。（出典：Zapier公式サイト、Make公式サイト） (Zapier)

Zapierの例で手順を整理すると、次のようになります。

1. Zapierで新しいZapを作成する。
2. トリガーアプリとしてSlackを選び、「特定チャンネルへの新規メッセージ」や「特定の絵文字リアクションがついたメッセージ」などのトリガーを選ぶ。
3. Slackワークスペースを認証し、対象チャンネルや条件を設定する。
4. アクションアプリとしてGoogleスプレッドシートを選び、「行を追加」のアクションを設定する。
5. スプレッドシートとワークシートを選び、Slackのメッセージ本文・ユーザー名・タイムスタンプなどを各列にマッピングする。
6. テストを実行して、シートに想定どおりのデータが入るか確認する。
7. Zapを有効化し、本番運用を始める。

例えば、現場でよく使われるパターンとして、次のような使い方があります。

• 「★」などの絵文字リアクションをつけたメッセージだけを「ベストコメント集」としてスプレッドシートに保存する
• #顧客の声 チャンネルのメッセージを、自動的に顧客インサイトシートへ追記する

こうした仕組みを取り入れると、
「後でまとめよう」
と思っていたメッセージが埋もれてしまうリスクを減らせます。

つまずきやすいポイントと対処パターン

実際の運用でよくつまずくポイントと、その原因・対処を整理します。

症状1：スプレッドシートに行が追加されない

• 原因の例
  　- 認証に使っているアカウントに、該当スプレッドシートの編集権限がない
  　- スプレッドシートやタブの名前が変更され、設定と不一致になっている
• 対処
  　- 連携に使っているアカウントの権限を確認し、必要に応じて共有設定を見直す
  　- 設定画面で対象シート・タブを再選択し、テストを再実行する

症状2：列の位置がずれて、意図しない列にデータが入る

• 原因の例
  　- スプレッドシート側で列の追加・削除を行い、元のマッピングが崩れた
  　- マッピング時に同じ列を複数の項目に割り当ててしまった
• 対処
  　- スプレッドシート側の列構成を固定し、変更が必要な場合は事前に関係者と調整する
  　- 連携ツール側のマッピング設定を見直し、テストデータで確認してから本番に適用する

症状3：メッセージ本文が途中で切れてしまう

• 原因の例
  　- 外部ツール側の文字数制限やフィールド仕様
  　- スプレッドシートのセルに制限があるケース
• 対処
  　- 必要に応じて「要約用列」と「全文格納用列」を分ける
  　- 長文が多いチャンネルは、全文ではなく必要な要素だけを記録する設計に見直す

つまずきやすいのは、**「設定そのものは動いているが、想定通りのデータが入っていない」**というパターンです。
一度に完璧を目指すより、まずは小さなチャンネルやテスト用シートで運用しながら微調整する方が、結果的に早く安定しやすい傾向があります。

失敗を防ぐための運用ルールづくり

自動化は、一度設定すると長く動き続けるのがメリットですが、それゆえに「いつの間にか使われなくなっていた」「誰も設定内容を把握していない」といった状態になりがちです。

失敗やトラブルを減らすために、次のようなルールを決めておくと安心です。

• 設定のオーナーを決める
  　誰が設定を管理し、変更時の判断を行うかを明確にする。
• 設定内容を簡単にドキュメント化しておく
  　トリガー条件、書き込み先シート、列マッピングの概要などを共有資料にまとめる。
• 定期的にログを確認する
  　月に一度など、シートに想定どおりのデータがたまっているかをざっとチェックする。
• 試験用ワークフロー・試験用シートを用意する
  　本番運用中の設定をいきなり変更せず、テスト環境で動作確認してから切り替える。

例えば、
「自動化設定の変更は、必ずSlackの#system-infoチャンネルで共有する」
といったルールを決めておくだけでも、後から原因を追いやすくなります。

自動記録を長く使うための運用とよくある質問

最後に、日々の運用で意識しておくとよいポイントと、よくある質問をまとめます。
仕組みを作って終わりではなく、チームの状況に合わせて少しずつ調整していくことが大切です。

運用を安定させるためのチェックリスト

運用開始後、次の項目を定期的に確認すると、トラブルを早期に防ぎやすくなります。

• スプレッドシートの容量が増えすぎていないか
• 不要になった列や、ほとんど使われていない項目がないか
• 連携に使っているアカウントが退職・異動などで無効になっていないか
• ワークフローやZapのエラーログに異常が出ていないか
• 実際の利用者が「使いづらい」「項目が足りない」と感じていないか

現場では、「とりあえず作ったまま放置」される自動化も少なくありません。
定期的な棚卸しを行い、今も価値が出ているかどうかを確認することが重要です。

よくある質問

Q1：すべてのチャンネルのメッセージを自動記録してもよいか
A：技術的には可能な場合もありますが、権限やプライバシーの観点から慎重な検討が必要です。
特に社外とのやりとりや機密情報を含むチャンネルは、記録対象に含めない方が無難なケースが多いです。

Q2：過去のメッセージもまとめてスプレッドシートに書き出せるか
A：一部のツールでは、過去分をエクスポートしてからスプレッドシートに取り込む方法が案内されていますが、制限や仕様が変わる可能性もあります。
必要に応じて、まずは公式のエクスポート機能やヘルプを確認するのが安全です。（出典：Slack公式サイト） (Slack)

Q3：無料プランでも自動記録は使えるか
A：Workflow Builderや外部ツールの利用有無、Slackや連携ツールの料金プランによって変わります。
チームの規模や用途に応じて、どの機能が必要かを整理してからプランを検討すると判断しやすくなります。

Q4：スプレッドシートが重くなったらどうすればよいか
A：一定期間ごとにシートを区切る、古いデータを別のアーカイブ用ファイルに移す、データベースやBIツールへの移行を検討するなどの選択肢があります。
最初から完璧な設計を目指すより、一定以上の行数になったら「アーカイブ戦略」を考える、というスタンスがおすすめです。

Slackの投稿をスプレッドシートに自動記録するまとめ

・Slack投稿の自動記録は手動転記の工数削減に有効
・まずは1チャンネルを対象に小さく始める
・Workflow Builderはフォーム入力の記録向き
・メッセージ全文を残したい場合は外部連携
・Googleスプレッドシートは列設計が重要
・日付や投稿者IDはあとから分析しやすい項目
・ワークフローのトリガー条件を明確に決める
・テスト用ワークスペースやシートで検証する
・権限エラー時は接続アカウントを確認する
・メッセージ形式の変更は列ずれの原因になる
・ログ用チャンネルを分けると運用が安定する
・通知量が多い場合は絵文字リアクションで制御
・定期的に不要な行や列を整理して軽量化する
・ワークフロー変更時は影響範囲を共有しておく
・自動化は万能ではなく人の最終確認も残しておく