Gmailの添付ファイルをGoogleドライブに自動保存する設定ガイド

Gmailで請求書や見積書のPDFが毎日届き、そのたびに1通ずつダウンロードしてフォルダに入れる作業が負担になっていませんか。
気付くと添付ファイルがメールボックスに散らばり、誰が最新のファイルを持っているのか分からない…という状況もよくあります。
ここでは、Gmailの添付ファイルをGoogleドライブに自動保存する考え方と具体的な設定手順を、できるだけシンプルに整理します。

Gmailの添付ファイルをGoogleドライブに自動保存する前に知っておきたいこと

Gmailの添付をドライブに自動保存したいとき、いきなりスクリプトを書き始めると後から無理が出ることが多いです。
まずは「どのメールを」「どのフォルダに」「どの方法で」保存するか、全体像を決めておくと設定がスムーズになります。
この章では、自動保存の結論と代表的な方法、確認しておくべき前提条件を整理します。

Gmail添付をGoogleドライブに自動保存する結論（要約）

結論として、自動保存のやり方は大きく分けて次の三つです。
1つ目はApps Scriptを使う方法、2つ目はアドオンやノーコードの自動化サービス、3つ目は「ほぼ自動」の手動運用を組み合わせる方法です。

実務の現場では、技術レベルやセキュリティポリシーの違いから、次のような選び分けが多いです。
技術担当がいて自由に設定できる環境ならApps Script、ノーコードで素早く始めたいならアドオンや自動化サービス、制約が厳しい環境では「手動保存＋フォルダとラベルのルール化」で近い状態を目指すケースがよく見られます。

たとえば、
「当面は手軽さを優先し、アドオンで請求書だけ自動保存し、慣れてきたら社内用のApps Scriptに移行する」
という段階的な進め方も現実的です。

手動保存との違いと自動化のメリット

Gmailでは、添付ファイルのサムネイルにマウスを乗せると、Google ドライブのアイコンから直接保存することができます（出典：Google ヘルプセンター）。(Google ヘルプ)
これは非常に便利ですが、件数が増えると「毎回クリックする」という作業そのものが負担になります。

自動化すると次のようなメリットがあります。
・添付付きメールが来た瞬間に、自動で正しいフォルダに格納される
・人が触らないので、うっかり保存し忘れやファイル名のバラつきが減る
・チームで共有フォルダを見れば、最新ファイルを探せる

たとえば経理担当の人が、
「毎月20社分の請求書を1社ずつ保存してフォルダ分けしている」
といったケースでは、自動保存によって月末の残業時間が目に見えて減ることがよくあります。

自動化に使える主な方法を比較する

自動化に使える代表的な方法は次の三つです。

1. Apps Scriptで自作する方法
   ・柔軟に条件や保存先をコントロールできる
   ・Googleアカウントだけで完結する
   ・JavaScriptに近いコードを書く必要がある
2. Google Workspaceアドオンや拡張サービスを使う方法
   ・「Save Emails and Attachments」などのアドオンをインストールして使うパターン（出典：Google Workspace Marketplace 掲載情報）。(Google Workspace)
   ・画面からルールを設定でき、コードを書かなくてもよい
   ・料金プランや権限付与など、サービスごとの条件に注意が必要
3. MakeやZapierなどのノーコード自動化サービスを使う方法
   ・GmailとGoogleドライブをつなぐテンプレートを選ぶだけで動かせる例が多いです。(Make)
   ・他のクラウドサービスとも連携しやすい
   ・外部サービスにメールデータを預ける前提になるため、情報管理ポリシーの確認が重要

どれを選ぶかの判断基準は、
「コードを書けるか」「社内ルール的に外部サービスを使ってよいか」「どこまで細かく制御したいか」
の三点です。

事前に確認しておきたいアカウントと権限

自動保存の設定をする前に、次の点を確認しておくとトラブルを減らせます。

1つ目はアカウント種別です。
個人のGmailなのか、Google Workspaceの組織アカウントなのかで、使える機能や管理者ポリシーが変わります。

2つ目はアドオンや外部サービスの利用可否です。
企業や学校のアカウントでは、Google Workspace Marketplaceのアドオンが制限されていることがあります（出典：Google Workspace 管理関連ドキュメント）。(Zapier)
その場合は、管理者に相談するか、Apps Scriptでドメイン内だけで完結する方法を検討することになります。

3つ目はDrive側のフォルダ構成と権限です。
「経理」「営業」「プロジェクトごと」など、どのような単位でフォルダを分けるかを先に決めておくと、後からルール変更で混乱するリスクを減らせます。

自動化の対象とルールを決める判断基準

自動保存は「全部の添付をとにかく保存する」より、対象を絞るほど運用が安定しやすいです。
判断基準として、少なくとも次の三つを決めておくと良いです。

1つ目：送信元（From）や件名で絞るかどうか
請求書なら「特定の取引先からのメールのみ」「件名に『請求書』を含むメールのみ」など、Gmailの検索条件をうまく使うと狙い撃ちできます。

2つ目：ファイル形式やサイズで絞るかどうか
たとえば「PDFだけ保存したい」「10MB以上の大きな添付だけ保存したい」といった条件をApps Scriptのロジックに組み込むことができます（出典：Google Apps Script 公式ドキュメント）。(Google for Developers)

3つ目：保存先フォルダとファイル名のルール
「年／月／取引先名」のような階層構造や、「日付_取引先_件名」のようなファイル名ルールを決めておくと、後から検索しやすくなります。

現場では、最初から完璧なルールを作ろうとするよりも、
「まずは1〜2社の請求書だけを対象に小さく試し、運用しながらルールを育てる」
という進め方のほうが定着しやすい傾向があります。

Gmailの添付をGoogleドライブに自動保存する設定手順と運用のコツ

前提が整理できたら、具体的な設定に進みます。
ここでは、一般的に採用されやすい構成として、Apps Scriptを使う方法と、アドオンやノーコードサービスを使う方法を取り上げます。
あわせて、実際に運用する際につまずきやすいポイントと、トラブルを減らす工夫もまとめます。

結論：最短で自動保存したいときのおすすめ構成

最短で効果を出したい場合、次の二つの構成から選ぶのが現実的です。

構成A：Apps Scriptで自動保存（技術者またはIT担当がいる場合）
・Googleアカウントだけで完結し、外部サービスにデータを渡さなくてよい
・細かいルールやログ出力まで自由にカスタマイズできる
・一度仕組みを作れば長く運用しやすい

構成B：Google Workspaceアドオンやノーコードサービス（コードを書きたくない場合）
・画面操作中心で設定できるため、非エンジニアでも扱いやすい
・テンプレートが用意されていることが多く、短時間で動かせる
・料金プランや利用規約、データの扱い方を確認する必要がある

判断基準は、
「社内にスクリプトを書ける人がいるか」「データをどこまで社内完結させたいか」「将来どこまで拡張したいか」
です。

たとえば、
「最初はノーコードサービスで始め、業務に定着したらApps Scriptで社内用の仕組みに置き換える」
という二段構えもよく選ばれるパターンです。

Google Apps Scriptで自動保存する基本手順

Apps Scriptを使う場合の、おおまかな手順は次の通りです。

1. Googleドライブに保存先フォルダを作成する
   ・「請求書」「見積書」など、用途ごとにフォルダを作り、フォルダIDをメモしておきます。
2. 新しいApps Scriptプロジェクトを作成する
   ・ドライブから「新規」→「その他」→「Google Apps Script」を選び、新しいプロジェクトを作成します。
3. GmailAppとDriveAppを使うスクリプトを記述する
   ・GmailAppで条件に合うスレッドやメッセージを検索し、添付ファイルを取得します。
   ・DriveAppで保存先フォルダを取得し、添付ファイルを新規ファイルとして保存します（出典：Google Apps Script 公式ドキュメント）。(Google for Developers)
4. 検索条件や保存先フォルダIDなどを設定する
   ・「label:請求書 has:attachment」のようなGmail検索クエリを変数として定義し、対象メールを絞り込みます。
   ・フォルダIDも変数にしておき、保存先を切り替えやすくしておきます。
5. スクリプトを1度手動実行して権限を付与する
   ・初回実行時に、Gmailとドライブへのアクセス権限を許可する画面が表示されます。
   ・内容を確認したうえで、自分のアカウントに必要な権限を付与します。
6. 時間主導トリガーを設定する
   ・Apps Scriptのトリガー画面から「時間主導」を選び、5分ごと、1時間ごとなど実行頻度を決めます。
   ・これにより、指定した間隔で自動的に添付ファイルの保存処理が走るようになります。

実務では、まずテスト用のGmailラベルとテスト用フォルダを用意し、少数のメールだけを対象に動作確認するのがおすすめです。

ノーコードツールやアドオンで自動保存するパターン

コードを書きたくない場合は、Google Workspaceアドオンやノーコード自動化サービスを使う方法があります。

例として、Google Workspace Marketplaceには、Gmailとドライブを連携し、条件に合うメールと添付ファイルを自動的にGoogleドライブへ保存するアドオンが提供されています（出典：Google Workspace Marketplace 掲載情報）。(Google Workspace)

一般的な設定の流れは次のようになります。

1. Google Workspace Marketplaceから対象のアドオンをインストールする。
2. Gmailまたはスプレッドシート上のメニューからアドオンを起動する。
3. 「送信元」「件名」「ラベル」などの条件を指定して、対象メールのルールを作る。
4. 保存先のGoogleドライブフォルダを選ぶ。
5. テスト実行で数件だけ保存し、問題なければ本番運用に切り替える。

また、MakeやZapierなどのノーコード自動化サービスでも、
「Gmailで新しいメール（添付付き）が来たら、Googleドライブにファイルをアップロードする」
というテンプレートが用意されているケースが多いです。(Make)

この方式を選ぶときの判断基準は、
・会社として外部サービスの利用が許可されているかどうか
・料金やプランが予算に合うか
・どの程度のデータ量と頻度で動かすか
といった点です。

つまずきやすい症状と原因・対処の例

自動化の仕組みは、一度動き出すと「気付いたら止まっていた」というトラブルが起きがちです。
よくある症状と、その原因・対処例を整理しておきます。

症状1：急に添付ファイルが保存されなくなった
・原因例
　– Apps Scriptの時間トリガーがエラーで止まっている
　– アドオンや外部サービスの認可が期限切れになっている
・対処例
　– Apps Scriptの「トリガー」画面やエラー通知メールを確認し、必要に応じて権限を再付与する
　– 外部サービスの接続設定を開き、Gmailとドライブの接続を再認証する

症状2：不要な添付（署名画像やロゴ）が大量に保存されてしまう
・原因例
　– 条件を「has:attachment」のみにしていて、全ての添付を対象にしている
　– ファイル形式やサイズで絞り込んでいない
・対処例
　– 検索条件に送信元や件名の条件を追加して、対象メールを絞り込む
　– スクリプトやルールで、画像拡張子やごく小さいサイズのファイルを除外するロジックを入れる

症状3：同じ添付ファイルが重複保存される
・原因例
　– 同じメールに何度も処理が走っている
　– 「処理済み」を示すラベルやフラグを付けていない
・対処例
　– 処理後にGmailに専用ラベルを付け、「そのラベルが付いていないメールだけを対象」にする
　– ファイル名にメッセージIDや日付を含め、重複チェックがしやすい仕組みにする

たとえば、
「経理担当のAさん：『請求書のロゴ画像だけが何百枚もドライブに溜まってしまいました…』
　システム担当：『PDFだけに絞る条件を追加しましょう』」
といったやり取りは、実務でもよく起こります。

自動保存の失敗を防ぐ運用ルール

自動化は設定して終わりではなく、小さな運用ルールを決めておくことが安定稼働の鍵になります。

おすすめのルール例は次の通りです。

1. テスト用ラベルとテスト用フォルダで必ず試す
   本番の重要なフォルダをいきなり対象にせず、テスト用のラベルとフォルダで動作とファイル名を確認します。
2. 「処理済み」ラベルやサブフォルダを活用する
   処理が終わったメールには専用ラベルを付与し、処理対象から外すことで、二重保存のリスクを減らせます。
3. ログやスプレッドシートに履歴を残す
   Apps Scriptなら、いつどのメールからどのファイルを保存したかをスプレッドシートに書き出す実装が一般的です。
   不具合が起きたときに原因を追いやすくなります。
4. 権限やアカウントの変更時は必ず動作確認する
   パスワード変更や組織変更のタイミングで、認証状態が変わることがあります。
   「担当者が変わったときはテストを行う」といったチェックリストを用意しておくと安心です。

現場では、これらのルールを簡単なドキュメントや社内Wikiにまとめておき、月に一度程度「保存されているかのスポットチェック」を行う運用がよく見られます。

よくある質問

Q1．Gmailに「添付を自動でドライブに保存する」専用の設定はありますか？
A．少なくとも一般的な設定画面には、そのような専用スイッチは用意されていません。
　手動の「ドライブに保存」機能と、Apps Scriptやアドオンなどの仕組みを組み合わせて実現する形になります。

Q2．無料のGmailアカウントでも自動保存は使えますか？
A．Apps Scriptや一部のアドオンは、個人のGmailアカウントでも利用できます。
　ただし、利用するサービスやスクリプトによって制限や上限が異なるため、事前に仕様や利用条件を確認することが重要です。

Q3．どのくらいの期間ファイルを保存しておくべきでしょうか？
A．業種や社内規程によって異なります。
　経理書類など保管期間にルールがあるものは、会社の規程や専門家の助言に従い、その期間に合わせて自動削除やアーカイブの運用を決めるのが安全です。

Q4．外部サービスにGmailを連携しても安全ですか？
A．一般的には、提供元の信頼性や、どの範囲の権限を与えるかが重要な判断材料になります。
　業務で利用する場合は、プライバシーポリシーやセキュリティの説明を読み、必要に応じて情報システム部門や管理者と相談することをおすすめします。

Q5．複数人で共有フォルダに自動保存する場合の注意点は？
A．「誰がどのフォルダを見ればよいか」「ファイル名に何を含めるか」を明文化しておくと混乱を防げます。
　また、誤って削除されたときのために、バックアップやバージョン履歴の確認方法も共有しておくと安心です。

Gmailの添付ファイルをGoogleドライブに自動保存する方法についてのまとめ

・Gmailの添付を自動保存する方法は大きく三つに分かれる
・Apps ScriptならGoogleアカウント内だけで柔軟な自動化ができる
・アドオンやノーコードサービスはコード不要で導入しやすい
・どの方法も社内ポリシーと権限の範囲内で選ぶことが重要
・対象メールは送信元や件名などで絞るほど運用が安定する
・保存するファイル形式やサイズを決めてノイズを減らす
・保存先フォルダとファイル名ルールを先に決めておく
・まずテスト用ラベルとフォルダで小さく動作確認する
・処理済みラベルを使って二重保存や抜け漏れを防ぐ
・ログやスプレッドシートで保存履歴を残しておく
・権限変更や担当交代時には動作確認を必ず行う
・よくある不具合はトリガー停止や認証切れが原因になりやすい
・不要な画像保存は条件とファイル種別の見直しで抑えられる
・自動保存のルールは一度で完成させず運用しながら育てる
・チームでフォルダとルールを共有してはじめて効果が出る