AI活用で提案書の構成を作る時の基本と実践ガイド

大事な提案書の締切前夜に、白紙の画面を前に「どんな構成にすれば通るのか分からない」と手が止まってしまうことはありませんか。
最近は文章の生成だけでなく、構成や目次案までAIに相談できるようになりました。
うまく使えばゼロから悩む時間を大きく減らしつつ、読み手に伝わる提案書の骨組みを素早く作ることができます。

このページでは、AIを使って提案書の構成を考えるときの基本と、実際のプロンプト例やつまずきやすいポイントをまとめます。
「とりあえずAIに投げてみたけれど、結局使えない」「社内のフォーマットと合わずやり直しになった」といったよくある困りごとを避けるための判断基準も紹介します。

AIで提案書の構成を考えるときの基本

AIは文章を自動で書いてくれる便利な道具ですが、提案書では「何をどんな順番で伝えるか」という構成が特に重要です。
構成をAIに考えてもらうときは、まず人がゴールと前提を決め、そのうえでAIに案を出してもらうイメージを持つと失敗しにくくなります。
ここでは、AIに提案書構成を考えさせる前に押さえておきたい基本を整理します。

提案書作成にAIを使う目的を整理する

最初に決めたいのは「AIに何をやってほしいのか」という目的です。
よくある目的は次のようなものです。

• 構成案や目次案を複数パターン出してほしい
• 既存の構成案を整理して、抜け漏れを見つけたい
• 相手やシーンに合わせて見せ方だけ調整したい

例えば、営業現場では「叩き台の提案書をとにかく早く作りたい」という目的でAIを使うケースが多く見られます。
この場合、構成から本文までいきなり全部を書かせるより、まず構成だけをAIに出してもらい、その後で重要なパートを人が詰める方が品質を保ちやすくなります。

目的がはっきりしているほど、プロンプトも具体的になり、AIから返ってくる構成案の精度も上がります。

AIで作る提案書構成の典型パターン

提案書の構成には、業種や相手が変わってもよく使われるパターンがあります。
例えば次のような流れです。

1. 表紙・タイトル・日付・提出先
2. 提案の背景・現状の課題
3. 解決方針・コンセプト
4. 提案内容の詳細（サービス・スケジュール・体制など）
5. 費用・条件・見積りの考え方
6. 実績・導入事例・リスクと対応
7. まとめ・次のアクション

AIに構成を考えさせるときは、いきなり「良い提案書を作って」ではなく「上のような一般的な構成をベースに、自社向けに調整して」と指示すると、現場で使いやすい提案書に近づきます。

例えば次のような会話イメージです。

担当者「BtoB向けのWebサイトリニューアル提案書の構成を、さきほどの一般的な流れをベースに作り直して」
AI「承知しました。では①表紙 ②背景と課題 ③解決方針 ④提案内容 ⑤費用 ⑥実績 ⑦まとめ、の順で構成案を作成します」

このように「どの型をベースにするか」を先に指定することが、品質を安定させる判断基準になります。

AIに任せる部分と人が決める部分

提案書の構成づくりでは、AIに任せやすい部分と、人が判断した方がよい部分があります。

AIに任せやすい部分の例です。

• 一般的な提案書の章立て案
• 読みやすい見出しの言い換え
• 似たような案件の構成差分の整理

一方、人が決めた方が良いのは次のようなポイントです。

• どの課題を「一番のメイン課題」として扱うか
• 相手の社内事情に合わせた優先順位
• 表に出せない前提条件やリスクの扱い

現場では「AIに任せすぎて、相手の事情に合わない一般論の提案書になった」という声も少なくありません。
構成の大枠はAIから案をもらいつつ、「どのメッセージを一番強調するか」は必ず自分で決める、という役割分担をしておくとバランスが取りやすくなります。

ツール選びとセキュリティの確認ポイント

提案書の構成をAIに考えさせるとき、多くの人はすでに使っている文書作成ツールのAI機能を利用します。
たとえば、WordやPowerPointには「Copilot」を通じて文書案や要約を自動生成する機能があり、Googleドキュメントにも「Help me write」やGeminiによる下書き作成機能が用意されています。
（出典：Microsoft 365 Copilot）(microsoft.com)
（出典：Gemini in Google Docs）(workspace.google.com)

ツールを選ぶときは、次のような観点で確認しておくと安心です。

• 社内で利用が認められているかどうか
• 機密情報の取り扱いルールや保存場所
• 外部へのデータ送信の有無と範囲
• 共同編集やコメント機能との相性

機密性の高い提案書であれば、利用規約や社内規程の範囲でどこまで情報を入れてよいか、情報システム部門や担当部署に確認しておくことが大切です。
現場では「うっかり顧客名と見積金額をそのまま入れてしまった」というケースも問題になりがちなので、AIに渡す情報は必要最低限に絞ることを前提にしておくと安全です。

AI提案書構成の品質を判断する基準

AIが出してきた構成案は、一見するとそれらしく見えても、必ずしもそのまま使えるとは限りません。
品質を判断するための基準を決めておくと、取捨選択がしやすくなります。

例えば次のような観点です。

• 読み手が知りたい順番になっているか
• 相手の業種や役職に合ったレベル感か
• 自社が本当に提供できる内容とズレていないか
• 社内の標準フォーマットと矛盾していないか

経験上、良くない構成案には「背景説明が長すぎて、肝心の提案内容が後ろに追いやられている」「費用やリスクの説明が薄く、相手が知りたいことに答えていない」といった共通点が見られます。
AIの出力を鵜呑みにするのではなく、上記のような判断基準でチェックし、必要なら章の順番を入れ替えるなどの調整を行いましょう。

AIを使った提案書構成の作り方ステップ

ここからは、実際にAIを使って提案書の構成を作る具体的な手順を見ていきます。
「最短で叩き台を作る方法」と「つまずいたときの対処」の両方を押さえておくと、日々の業務でも使いやすくなります。
現場でよくある失敗パターンもあわせて紹介するので、自分のやり方と照らし合わせながら読んでみてください。

AIで提案書を作るときの結論と最短ルート

結論から言うと、AIで提案書を作るときの最短ルートは次の流れです。

1. 人が「提案のゴール」と「読み手像」を決める
2. AIに「構成案だけ」を複数パターン出してもらう
3. ベースにする構成案を選び、人が修正してから本文を依頼する

いきなり「提案書を全部書いて」と頼むと、もっともらしいが使いにくい長文が返ってくることが多いです。
まずは構成だけをAIに考えさせ、章立てと見出しレベルで合意を取ってから本文へ進むことで、やり直しの回数を減らせます。

例えば、営業チームでよく見られる好例は「まずマネージャーが構成案だけをレビューし、OKが出てから本文をAI＋担当者で仕上げる」という進め方です。
このように、構成と中身を分けて考えることが、AI提案書をうまく活用するための重要な考え方になります。

AIに提案書構成を考えさせる準備と前提条件

AIに構成案を出してもらう前に、次の準備をしておくとスムーズです。

【事前に整理しておきたい情報】

• 提案の目的
  例：新サービス導入の提案、既存契約のアップセルなど
• 読み手
  例：経営層、現場責任者、情報システム部門など
• 相手の現状と課題
  分かる範囲で、数字や具体例をメモしておく
• 制約条件
  納期、予算感、既存システムとの連携条件など

【環境ごとの確認ポイント】

• 社内で利用してよいAIツールかどうか
• 顧客名や金額をどこまで記載してよいか
• 保存先が社内クラウドか、外部サービスか

この準備をしてからAIに指示すると、「誰にどんな提案をするのか」「どこまでが確定情報なのか」が伝わりやすくなり、構成案の質も安定します。

AI提案書構成の作り方ステップ（手順）

ここでは、具体的なプロンプトの組み立て方と、構成案が出てからの流れを番号付きで整理します。

1. ゴールと読み手をプロンプトに書く

「BtoB向けのクラウドサービスを提案するための提案書です
読み手は取締役会のメンバーで、ITには詳しくありません」

2. 現状と課題を簡潔に伝える

「現状ではオンプレミス環境の運用コストが高く、障害対応に時間がかかっています
リスクを減らしつつコストを抑えることが課題です」

3. 構成だけを複数案出してもらう

「一般的な提案書の章立てを踏まえて、構成案を3パターン出してください
各パターンは、章タイトルと簡単な説明をセットで書いてください」

4. 良さそうな案を1つ選び、章タイトルを調整する

「パターンBを採用します
ただし、2章のタイトルを『危機感』ではなく『現状の課題』に変えて、内容もそれに合わせて調整してください」

5. 構成が固まったら、重要な章だけ本文を依頼する

「次の構成のうち、2章と3章だけ本文案を書いてください
文字数はそれぞれ600文字程度で、専門用語は噛み砕いてください」

こうしたステップを踏むことで、「AI任せにした結果、読み手に合わない構成になってしまった」というリスクを減らせます。
Notionや社内ナレッジツールのAI機能を使う場合も、上記のようにプロンプトで目的と条件を丁寧に伝えることが推奨されています。
（出典：Notion AI ガイド）(notion.com)

作成中につまずきやすいケースと対処法

AIで提案書構成を作るときに、よくある「つまずき」と、その原因と対処をいくつか挙げます。

【症状1】構成がふわっとしていて具体性がない

• 原因
  読み手や提案の目的がプロンプトに書かれていない
• 対処
  「誰に」「何を決めてもらうための」提案書なのかを追記し、再度構成案を出してもらう

【症状2】章の順番が現場感覚とズレている

• 原因
  一般的なテンプレートがそのまま適用されているだけ
• 対処
  「この業界では費用感を先に知りたがることが多いので、費用の章を前に持ってきて」といった指示を追加し、章の順番調整を依頼する

【症状3】社内フォーマットと異なり、使い回せない

• 原因
  社内標準の構成をAIが知らない
• 対処
  社内フォーマットの章立てをプロンプトに貼り付け、「この構成に沿う形で中身だけアレンジして」と依頼する

現場では、上記のような「症状→原因→対処」のパターンをいくつか持っておくと、トラブル時に落ち着いて修正できるようになります。

AI提案書で失敗しないための再発防止のコツ

同じ失敗を繰り返さないためには、「うまくいったプロンプト」と「うまくいかなかった構成例」をセットで残しておくことが役立ちます。

例えば次のような運用です。

• 実際に受注につながった提案書の構成とプロンプトをテンプレート化する
• 失注した提案の構成を見直し、「どこで読み手の期待とズレたか」をメモする
• 良い構成に共通する要素（背景の整理、費用の透明性など）を社内で共有する

AIに任せる部分が増えるほど、人的なレビューとフィードバックの重要性は高まります。
「AIが出したから大丈夫」ではなく、「AIが出したからこそ、最後は人が責任を持ってチェックする」という姿勢を前提にしておくと、長期的に見て品質を維持しやすくなります。

AIを使った提案書構成についてのよくある質問

Q1
AIに顧客名や金額をそのまま入力しても大丈夫でしょうか

A1
ツールごとにデータの扱いが異なり、社内規程も関わるため、一律には言えません。
必ず社内ルールと利用規約を確認し、必要なら顧客名をイニシャルにするなど、匿名化した情報で構成案を作ることをおすすめします。

Q2
AIが出した構成案を、そのまま相手に見せても問題ありませんか

A2
一般的には、AIが出した案をそのまま外部共有するのは避けた方が安全です。
事実関係や表現のトーンに誤りが含まれることがあるため、必ず自分や上長がレビューしたうえで、社内標準に合わせた調整を行いましょう。

Q3
AIの構成案の質がツールによって違うように感じます

A3
ツールごとに学習データや機能が異なるため、同じプロンプトでも結果が変わることがあります。
一般的には、文書作成に特化したAI機能（WordやGoogleドキュメントのAI機能など）の方が、提案書の構成や見出し生成との相性が良い傾向があります。
複数ツールを試しつつ、自社の業務フローに合うものを選ぶとよいでしょう。
（出典：Copilot in Word サポート）(support.microsoft.com)
（出典：Google Docs ヘルプ）(support.google.com)

Q4
小規模な提案書でもAIを使うメリットはありますか

A4
ページ数が少ない提案書でも、構成を考える時間は意外とかかります。
AIに目次案だけを出してもらい、自分で本文を書く使い方でも、作業時間の短縮や抜け漏れ防止に役立つケースが多く見られます。

AIで提案書の構成を作るときのまとめ

・AIで提案書構成を作る目的とメリットを整理する
・AIは叩き台を作り最終判断と責任は人が負う
・提案のゴールと読み手像を先に具体的に決める
・社内の方針や既存の雛形との整合性を必ず確認
・使うAIツールの権限と利用規約を事前に確認する
・AIに依頼する範囲と任せない範囲を明確に決める
・プロンプトに目的と成果物の条件を詳しく書き込む
・提案背景や現状課題を数字や事例で具体的に伝える
・構成案は複数パターンを出し違いを比較検討する
・目次レベルで合意を取り本文作成に進む流れを作る
・つまずきの原因を症状ごとに分けて落ち着いて特定
・機密情報は匿名化し共有範囲を必要最低限に絞り込む
・出来上がりは事実と数字を必ず自分の目で点検する
・読み手の負担を減らす表現とボリュームを意識する
・同じプロンプトを保存し改善を重ね精度を高めていく