AIで議事録を要約する手順をゼロから丁寧に解説

会議が終わるたびに長い議事録を書き直していて、他の仕事に手が回らないと感じている人は多いです。
最近は音声を自動で文字起こしし、そのまま要約してくれる仕組みが増えていますが、実際のところどう進めればよいのか、どこに注意すべきかは分かりにくいものです。
ここでは、一般的な会議環境を想定しながら、AIを使って議事録を要約する基本の流れと、つまずきやすいポイントを順番に整理します。

AIを使って議事録を要約する手順を理解する

AIで議事録を要約するとき、多くの場合は「録画・録音」「文字起こし」「要約」という三つの工程をセットで考える必要があります。
どこまでを自動化できるかは、利用している会議ツールや契約プランによって変わるため、最初に全体像を押さえておくと迷いにくくなります。
ここでは、最短ルートと、どんな会議に向いているかを整理してから、準備や注意点を確認します。

AIで議事録を要約する最短のやり方（結論）

最短で議事録を要約したい場合、次の流れが分かりやすいとされています。
会議ツールに要約機能があるケースを前提にまとめると、以下の通りです。

1. 会議ツール側の「AI要約」「メモ機能」をオンにして会議を実施する。
2. 会議終了後に自動生成された要約やメモを確認し、固有名詞や決定事項だけを人が最小限修正する。
3. 決定事項、タスク、期限の三つが明確になるようにだけ整え、メンバーに共有する。

例えば、Google Meetには「メモを取って」と依頼して自動で会議ノートをまとめる機能があります（出典：Google Meet ヘルプ）。(support.google.com)
Zoomでも、AI Companionの会議要約機能をオンにしておくと、会議後に要約を受け取れるようになっています（出典：Zoom AI Companion サポート）。(support.zoom.com)

AI議事録要約の基本と向いているケース

AIでの議事録要約が特に向いているのは、次のような場面です。

• 毎週の進捗会議や定例会議など、フォーマットが似ている会議
• 話す人や話し方がある程度決まっているチーム内の会議
• 決定事項やタスクを中心に整理したい会議

一方で、次のようなケースでは、人のチェックの比重を高める必要があります。

• 法的責任や契約に関わる重要会議
• 専門用語が多く、文脈依存が強い議論
• 音質が悪く、発話の聞き取りが難しい会議

現場では、毎回似た構成で進む会議ほど要約の精度が安定しやすいと言われることが多く、逆に「話した内容が毎回バラバラなブレスト」などでは、メモの素材として使う前提で考えたほうが安全です。

AI要約に向けた準備と前提条件

AIで議事録を要約する前に、次のような前提を確認しておくとトラブルを減らせます。

確認ポイントの例

• 利用している会議ツール
  • Zoom、Microsoft Teams、Google Meetなど
• 利用しているアカウントやプラン
  • 要約や文字起こし機能が含まれているか
• 組織の情報セキュリティやガイドライン
  • 会議を録音・録画してよいか
  • 外部サービスに音声やテキストを送信してよいか
• 会議参加者への事前案内
  • 録音や要約機能を使うことを事前に伝えているか

例えば、Microsoft Teamsでは、Copilotを利用して会議中の議論を要約したり、後から要点を確認したりできますが、利用には対応プランへの加入や管理者側の設定が前提になる場合があります（出典：Microsoft Teams サポート）。(support.microsoft.com)
最終的な利用可否や設定内容は、所属する組織の管理者や規程に従う必要があります。

議事録データの種類別に選びたいAIツール

AIで議事録を要約するとき、元データとして次の三つのパターンが考えられます。
どのパターンかによって、選ぶ機能やツールが変わります。

1. 音声や動画から、文字起こしも要約もまとめて行うパターン。
2. すでに文字起こし済みのテキストを要約するパターン。
3. 手書きメモや断片的な箇条書きを、議事録風に整形して要約するパターン。

判断基準としては、次の三点を軸にすると整理しやすくなります。

• どこまで自動化したいか
  • 録音から要約まで一気に行いたいのか
  • 文字起こし後の要約だけ任せたいのか
• 参加者にどんな形で共有したいか
  • メール、チャット、ドキュメントなど
• 組織やプロジェクトで、すでに使っているサービスとの相性
  • 既存のカレンダーや文書管理、チャットとの連携

例えば、Google ドキュメントでは、Geminiを利用して文書の要約を生成する機能が提供されています（出典：Google ドキュメント ヘルプ）。(support.google.com)
会議の文字起こしを文書として保存しておき、その文書を要約させるといった使い方も可能です。

AI要約を使うときの注意点とリスク

AIで議事録を要約するときに、特に注意したいのは次の三つです。

1. 発言のニュアンスや意図の誤解
   • 「検討する」「一旦見送る」など、曖昧な表現が多いと、決定事項として誤ってまとめられる可能性があります。
2. 固有名詞や専門用語の誤変換
   • 人名、社名、製品名などは誤変換が起きやすく、そのまま共有すると誤解を生む恐れがあります。
3. 機密情報や個人情報の扱い
   • 録音や要約結果をどこに保存するか、誰がアクセスできるかを事前に決めておく必要があります。

実務では、「AIの要約をそのまま議事録として回した結果、誰が何を担当するのかが曖昧になってしまった」というケースが少なくありません。
決定事項と担当者、期限だけは、最後に人の目で必ず確認する運用にしておくと、後からの手戻りを大きく減らせます。
法律や社内規程に関わる内容が含まれる場合は、情報セキュリティ担当や法務担当などの専門部署に確認することが望ましいです。

実際にAIで議事録を要約する具体的な手順

ここからは、一般的な会議ツールと要約機能を利用することを想定し、具体的なステップを見ていきます。
環境によってボタンの位置や名称は異なりますが、「録音の準備」「会議の進め方」「要約の見直し」という三つのフェーズに分けると考えやすくなります。
例として、会議ツールに標準搭載されている要約機能と、テキスト要約ツールの二つのパターンを紹介します。

ステップ別に見るAI議事録要約の進め方

代表的な流れを、できるだけ汎用的な形で整理すると次のようになります。

1. 会議前に要約機能や録音設定を確認する。
   • 会議ツールの「要約」「メモ」「AI Companion」などの設定を事前に有効化する。
   • 必要に応じて参加者に録音・要約の利用を告知しておく。
2. 会議中は話題ごとに区切って進行する。
   • 「ここから案件Aの話をします」「この議題の結論をまとめます」のように区切ってもらう。
   • 司会者がいる場合は、要約しやすいように話題を整理しながら進行する。
3. 会議終了後に要約結果を取得する。
   • 会議ツールから要約やメモ、文字起こしをダウンロードまたは開く。
   • 必要なら、文字起こしテキストを別の要約ツールに貼り付けて要約を生成する。
4. 要約を確認し、決定事項とタスクを整える。
   • 間違いや抜け漏れがないか、人がチェックする。
   • 「誰が」「何を」「いつまでに」を明記する。
5. 最終版を共有し、保管場所を決める。
   • チャットやメール、ドキュメントリンクなど、チームで決めた方法で共有する。
   • 保管先を固定しておき、後から探しやすくしておく。

現場では、「司会者が締めの一言を言うタイミング」で要約がきれいに区切られることが多いため、「この議題の決定事項をまとめると、〇〇と〇〇です」と必ず口に出してもらう運用にしているチームもあります。

つまずきやすい場面と原因・対処法

AIで議事録を要約するときに起こりがちなトラブルを、「症状→原因→対処」の流れで整理します。

ケース1：要約の内容が会議の雰囲気とズレている

• 症状
  • 「そんな結論は出していないのに、強く断言されているように書かれている」
• 原因
  • 発言者が曖昧な表現を多用し、前後の文脈から推測されてしまっている。
  • 「検討する方向」「いったん持ち帰る」といった言い回しが、決定事項としてまとめられている。
• 対処
  • 決定事項だけは司会者が口頭で確認し、要約の該当箇所を重点的にチェックする。
  • 決定していない事項には「検討中」「案」などのラベルを付ける。

ケース2：人名や社名が誤変換されてしまう

• 症状
  • 他社名や製品名が似た単語に置き換わってしまい、顧客に送る資料としては使えない。
• 原因
  • 専門用語や固有名詞が辞書に登録されておらず、音だけで類似の単語に変換されている。
• 対処
  • 重要な固有名詞は、事前に辞書登録できる場合は登録しておく。
  • 要約結果を確認するときは、固有名詞と数値だけは必ず目視で確認する。

ケース3：一部の発言がまったく要約に入っていない

• 症状
  • 一人の参加者の意見だけがほとんど反映されておらず、不公平に感じられる。
• 原因
  • マイク位置や音量差により、特定の人の声が拾われにくくなっている。
  • 発言が雑談と判断され、重要度が低いと解釈されている。
• 対処
  • 会議前にマイクテストを行い、全員の声が均等に入っているか確認する。
  • 重要な意見は司会者が復唱し、要約対象として明確にする。

要約の質を高めるためのプロンプト例

会議ツール標準の要約機能に加えて、テキスト要約ツールを使う場合は、指示文の工夫で結果の質が変わることがあります。
ここでは、一般的な例として、次のような指示文を紹介します。

• 「以下は会議の文字起こしです。決定事項、担当者、期限の三つに分けて要約してください」
• 「以下の会議メモから、三つ以内の箇条書きで要点だけまとめてください。専門用語はそのままで構いません」
• 「この会議のリスクや懸念事項だけを抜き出して、箇条書きで整理してください」
• 「以下の会議メモを、社外向けに共有できるよう丁寧な文体に書き換えつつ、一分以内で読める長さに短くしてください」

会話のイメージとしては、次のようなやり取りが分かりやすいです。

担当者A「決定事項と担当者だけ、三行くらいで整理してほしい」。
担当者B「分かりました。決定事項と担当者に絞った要約を作ります」。

このように、「誰に」「何を伝えるための要約なのか」を明確に指示文に含めると、実務で使いやすいアウトプットになりやすくなります。

失敗を減らす運用ルールと再発防止の考え方

AIで議事録を要約する運用を軌道に乗せるには、ツール選びだけでなく、チーム内のルール作りが重要です。
次のようなポイントを決めておくと、失敗の繰り返しを防ぎやすくなります。

• 責任分担を決める
  • 「会議の記録担当」を一人決め、その人が要約の最終確認と共有を担当する。
• フォーマットを固定する
  • 決定事項、タスク、メモなど、毎回同じ順番で並べるテンプレートを用意する。
• 要約のチェック観点を共有する
  • 「決定事項に抜け漏れがないか」「固有名詞と日付は正しいか」など、チェックリストを簡単に作っておく。
• 定期的にやり方を振り返る
  • 月に一度など、チームで「要約を見て困った点」「助かった点」を共有し、ルールを見直す。

経験則として、最初から完全な運用を目指すよりも、「まずは一つのプロジェクトで試してみて、問題点が見つかったらルールを足していく」という形のほうが、現場になじみやすいことが多いです。

AIで議事録を要約する手順に関するよくある質問

Q1．会議ツールの要約機能だけで議事録は足りるか。
A1．定例会議など内容が似通っている場面では足りることもありますが、重要な会議では人による確認を前提にしたほうが安全です。

Q2．録音や要約を嫌がる人がいる場合はどうするか。
A2．何のために使うのか、どの範囲で共有するのかを事前に説明し、必要に応じて録音しない選択肢も用意しておくとよいとされています。

Q3．複数のツールを組み合わせるときの注意点は。
A3．文字起こしはツールA、要約はツールBという組み合わせもありますが、データの保存場所や共有範囲が複雑になりがちです。
どのツールに最終版を置くのかを最初に決めておくと混乱を防ぎやすくなります。

Q4．セキュリティやコンプライアンス面で気を付けることは。
A4．録音・録画の可否や、外部サービスへのデータ送信が許可されているかどうかは、組織ごとに方針が異なります。
具体的な判断は、所属組織の規程や専門部署に確認することが推奨されます。

AIで議事録を要約する手順のまとめ

・AIでの議事録要約は録音文字起こし要約の三段階で考える
・会議ツール標準の要約機能を使うと準備と運用がシンプルになる
・法的責任が重い会議では人のチェックを前提に使い方を決める
・会議前に要約や録音の利用可否を参加者と組織ルールで確認する
・会議の種類や目的ごとにAI要約が向くケースと向かないケースを整理する
・利用中の会議ツールやプランに要約機能が含まれるか事前に把握する
・音声や動画テキストメモなど元データの種類で使う機能を選び分ける
・決定事項担当者期限の三点を一目で分かる形に整理する
・会議中は司会者が話題を区切り結論を口頭で確認する運営が有効になる
・要約結果では固有名詞と数値だけは必ず人が目視でチェックする
・要約に使う指示文では誰に何を伝える要約かを明確に書き込む
・記録担当者とフォーマットを固定し毎回同じ形で議事録を残す
・月単位などで運用を振り返り問題が出たらルールを少しずつ調整する
・重要会議では要約をそのまま使わず専門部署や責任者の確認を挟む
・AI要約は作業時間を減らす補助と考え最終判断は人が行う前提を守る