現場で使えるAIマニュアルの作成手順と品質維持のコツ

社内マニュアルを作ろうとして、白紙の画面を前に手が止まり、気づけば別の仕事に逃げてしまうことはありませんか。
最近は文章作成を支援するツールを使えば短時間でたたき台を用意できますが、指示の出し方や手順を間違えると、読みづらく現場で使われないマニュアルになってしまいます。
この記事では、日常の業務に組み込める形で、AIを使ってマニュアルを作成・運用する具体的な手順をまとめます。

AIを使ったマニュアル作成の全体像と最短手順

AIを使うと、ゼロから文章を考える負担を減らしながらマニュアルのたたき台を素早く用意できます。
一方で、目的や読者像があいまいなまま文章だけを量産すると、かえって現場が混乱するマニュアルになることもあります。
まずは、どのようなゴールに向けてAIを使うのかを整理し、最短で終わらせる全体像をつかみましょう。

AIマニュアル作成の目的とゴールを整理する

最初に決めるべきなのは、マニュアルを通じて何を減らしたいのか、何を増やしたいのかという目的です。
たとえば「問い合わせ件数を減らしたい」「新人の立ち上がりスピードを上げたい」などです。

次に、マニュアルの主な読者を絞り込みます。
現場では「誰向けのマニュアルか」が曖昧なまま作成を進め、後から用語レベルや説明の深さがバラバラになって困るケースが多いです。

判断基準としては、次の三点を最初に決めておくと整理しやすくなります。
一つ目は読者の経験値レベルです。
初心者向けか、中級者前提かを明確にします。
二つ目は利用シーンです。
研修でゆっくり読む前提か、トラブル時に急いで参照する前提かで、必要な構成が変わります。
三つ目は成功状態です。
「このマニュアル通りに進めれば、どんな状態になれば成功か」をできるだけ具体的に言語化します。

たとえば次のような一文をチームで共有しておくと、後の判断がぶれにくくなります。
「入社1か月以内の新入社員が、マニュアルだけを読みながら1時間でA業務を自力で完了できる状態を目指す」

最短で終わらせるAIマニュアル作成の流れ

一般的には、AIを使ったマニュアル作成は次の3ステップで進めると効率的です。

1. マニュアルの構成案を決める
2. 各章の本文をAIで生成し、人が推敲する
3. 図やスクリーンショットを加え、レイアウトを整える

ソフトウェアドキュメントでも、先に構造を決めてから内容を埋める方が読みやすく、更新しやすいとされています（出典：Atlassian公式ブログ）。

現場では、いきなり「全部書いて」と指示してしまい、長文だけが出力されて後から分割や修正に時間がかかるケースがよく見られます。
まずは構成だけをAIと一緒に固め、そのあとで中身を章ごとに作る流れを意識すると、全体の時間を短縮しやすくなります。

事前に準備しておくべき情報とチェックリスト

AIに任せる前に、最低限そろえておきたい情報があります。
これを準備しておくと、指示の精度が上がり、修正の手間が減ります。

たとえば次のような項目を簡単なシートにまとめておきます。

・マニュアルの目的
・想定読者（部署、経験年数など）
・対象となる業務やツールの名前
・想定する利用シーン（研修用、問い合わせ対応用など）
・必ず入れてほしい注意点や禁止事項
・すでに存在する関連マニュアルや資料の有無

判断の目安として、これらの項目を読んだ第三者が、実際の現場をある程度イメージできるかどうかを確認します。
イメージできない場合は、その項目をもう一段階具体的な表現に言い換えた方がよいことが多いです。

AIに伝えるプロンプトの基本テンプレート

AIをうまく活用するには、どのような観点で指示を書くかが重要です。
実務では、毎回ゼロから指示文を考えるのではなく、テンプレートを用意して使い回すチームが増えています。

たとえば、構成案を作る際の指示は次のような要素で構成すると整理しやすくなります。

・目的：何を解決するマニュアルか
・読者：どのレベルの人が読むか
・形式：H2とH3の見出し構成にしてほしい、など
・長さ：想定ページ数や文字数の目安
・口調：です・ます調で書く、など

会話の例を挙げると、次のようなイメージです。

「新入社員向けに、〇〇システムの基本操作マニュアルを作りたいです。
目的は、1か月以内に一通りの処理を自力でできるようになってもらうことです。
H2とH3の見出し構成で、全体で3万文字程度を想定しています。
見出し案だけを一覧で提案してください。」

このように、先に「今ほしいアウトプットの種類」と「どこまでを任せたいか」をはっきり伝えると、後工程の修正時間を抑えやすくなります。

AIマニュアル作成の具体的な手順と注意点

ここからは、実際の作業フローをステップごとに確認していきます。
構成作成から本文作成、図やレイアウトの調整、運用ルールづくりまで、一連の流れとして捉えることが大切です。
現場では、一度作ったマニュアルが更新されず放置されることが多いため、運用まで含めた手順として整理します。

ステップ1：構成案をAIと一緒に作る

まず、先ほどのテンプレートを使って構成案を作ります。
この段階では、本文はまだ書かず、見出しと順番だけに集中します。

具体的には次のように進めます。

1. 事前に作った目的・読者・利用シーンのメモを確認する
2. それをもとに、AIに「見出し案だけ」を依頼する
3. 提案された構成の抜け漏れを確認し、不要な章を削る
4. 重要な章にサブ見出しを追加して、流れを整える

たとえば、新人向けの業務マニュアルであれば、「前提知識」「初日の手続き」「日々のルーティン」「よくあるトラブル」「問い合わせ窓口」といった章を並べ、読者が最初から順番に読んでも、困ったときに一部だけ参照しても使える構成になっているかを確認します。

現場では、この構成チェックを飛ばし、本文作成と同時に見出しを考えてしまうことが多いです。
結果として、同じ内容が別の章に重複したり、重要な情報が埋もれたりしがちです。
構成だけに集中する時間を最初に10〜20分確保しておくと、後々の修正コストを大きく減らせます。

ステップ2：章ごとの本文を生成して推敲する

構成が固まったら、章ごとに本文を作成します。
一度に全章を任せるよりも、「1章ずつ完成させてから次へ進む」方が、品質をそろえやすくなります。

章ごとの作業イメージは次の通りです。

1. その章で読者に達成してほしいゴールを一文で書き出す
2. ゴールと構成をセットにしてAIに指示し、たたき台を出してもらう
3. 用語の定義や手順の順番を、自社の実態に合わせて修正する
4. 操作画面やボタン名など、実物と違う部分を必ず確認する

たとえば、Notionやドキュメントツールに搭載された文章アシスタントを使うと、既存のページをもとに要約や追記案を生成できるため、元の資料とマニュアルの内容をそろえやすくなります。（出典：Notion公式ヘルプ）

経験則として、AIからのたたき台をそのまま採用するのではなく、「自社固有のルール・例外・頻出トラブル」に関する一文を各セクションに挟むだけでも、現場での使われ方が大きく変わることが多いです。

ステップ3：図・スクリーンショット・レイアウトを整える

文章が一通りそろったら、図やスクリーンショットを追加します。
特に画面操作や手順が多いマニュアルでは、テキストだけよりも、要所に図を入れた方が理解が早くなる傾向があります。

技術ドキュメントのガイドラインでも、実際の画面に近いスクリーンショットや具体例を挿入すると理解度が高まるとされています（出典：Paligo公式ブログ）。

一方で、スクリーンショットは更新のたびに撮り直しが必要になるため、入れすぎると運用負荷が大きくなります。
判断の目安としては、次のようなポイントで絞り込むとバランスが取りやすくなります。

・文章だけだと誤解が起きやすい箇所か
・クリックする位置や選択肢が多く、迷いやすい画面か
・安全性やセキュリティに関わる重要な操作か

さらに、レイアウトについては、ツール側のテンプレートや「ドキュメント用スペース」を利用すると、見出しレベルや目次が自動で整う場合があります（出典：Confluence公式ドキュメント）。
これらを活用すると、チーム全体で統一感のあるマニュアルを作りやすくなります。

つまずきやすい事例と原因・対処パターン

AIを使ったマニュアル作成で、つまずきやすいパターンをいくつか挙げます。
症状・原因・対処の順で整理しておくと、再発防止にも役立ちます。

症状：マニュアルが長文になりすぎて読まれない
原因：目的や読者を絞らず、全ての情報を一つに詰め込んでいる
対処：用途ごとにマニュアルを分け、概要版と詳細版を分離する

症状：AIが出した手順が実際の画面と一致しない
原因：ツールのバージョンや自社の設定状況が考慮されていない
対処：画面のスクリーンショットを確認しながら、一つずつ文言を修正する

症状：現場から「結局どうすればいいのか分からない」と言われる
原因：判断基準や例外条件が明示されていない
対処：各ステップに「これを選ぶ基準」「この条件なら別の手順」といった一文を追加する

症状：更新のたびにマニュアル全体を書き直すことになり、負担が大きい
原因：構成が細かすぎて、変更が一部分に収まらない
対処：章の単位を少し大きめにし、「差し替えやすい単位」で構成を再設計する

このような事例をチームで共有しておくと、次にマニュアルを作る人のつまずきも減らせます。
現場では、似たような失敗が部署ごとに繰り返されていることが多いため、ナレッジとして残しておく価値があります。

品質を落とさないための運用ルールと再発防止策

AIでマニュアル作成を効率化したとしても、運用ルールがなければ、時間の経過とともに内容が古くなってしまいます。
品質を保つためには、「誰が」「いつ」「どの観点で」見直すかをあらかじめ決めておくことが重要です。

たとえば、次のような運用ルールが考えられます。

・マニュアルごとに「オーナー」を決め、更新の責任者を明確にする
・四半期ごとに、重要なマニュアルだけでも見直し日をカレンダーに登録する
・変更があったときは、マニュアルの冒頭に「最終更新日」と「変更内容の概要」を追記する

製品ドキュメントの事例でも、ドラフト作成後に関係者からフィードバックを受け、内容を磨き込むプロセスを組み込むことが推奨されています（出典：Atlassian公式ワークストリーム）。

判断の目安として、次の二つの質問に「はい」と答えられるかどうかを確認します。
一つ目は「最新の業務フローとマニュアルの内容が明らかにずれていないか」です。
二つ目は「新しく入った人が、最近追加された業務やルールについてもマニュアルから把握できるか」です。
どちらか一方でも難しい場合は、更新が追いついていない可能性が高いため、優先度を上げて修正した方がよいと判断できます。

よくある質問

Q：どの業務からAIマニュアル化を始めるのがよいですか。
A：影響範囲が広く、質問が多い定型業務から始めるケースが多いです。
代表的には、勤怠・経費精算・主要な社内システムの基本操作などです。

Q：AIが書いた文章をどこまで修正すべきでしょうか。
A：「読者が迷わず動けるか」という観点で読み返し、用語や手順が自社の実態とズレている部分は必ず修正した方が安全です。
逆に、言い回しの細かい好みだけで大幅に書き換えると、効率が下がりやすくなります。

Q：機密情報がマニュアルに含まれてしまうのが不安です。
A：機密度が高い情報は別途アクセス制限のある場所にまとめる、具体的な数値や顧客名は伏せて記載するなど、運用ルールを決めておくと安心です。
ツール設定で閲覧権限を細かく分けられる場合は、その機能も併用します。

Q：どのくらいの頻度でマニュアルを見直すべきですか。
A：システム変更や業務フロー変更が多い部署では、少なくとも四半期に一度、落ち着いた部署でも半年〜1年に一度は確認することが一般的です。

AIでマニュアルを作成する手順のまとめ

・AI導入前にマニュアルの目的と読者像を具体化する
・マニュアルの利用シーンを想定し成功状態を明文化する
・構成案は本文より先に作り章立てを固めてから進める
・目的と読者と形式を含む指示テンプレを用意しておく
・構成作成時はAIには見出しのみ依頼して精度を高める
・本文は章ごとに生成し自社固有のルールを追記していく
・操作画面やボタン名は実物と照合しながら修正する
・図やスクリーンショットは誤解防止に必要な箇所だけ使う
・スクリーンショット更新コストも考慮し数を絞り込む
・症状原因対処のセットでつまずき事例を整理して共有する
・マニュアルごとにオーナーを決め更新責任を明確にする
・定期的な見直し日を決めカレンダーで管理しておく
・変更点は最終更新日とあわせ冒頭に簡潔に記録する
・読者が迷わず動けるかを品質チェックの基準にする
・高頻度で質問が出る業務から優先的にAIマニュアル化する

AIマニュアル作成の流れと運用ルールを押さえれば、構成作成から本文生成、図の追加までを効率的に進めつつ、現場で実際に使われるマニュアルを継続的に育てていくことができます。